レポートは経営管理のためのツールです。その目的は、生データに含まれる主要な要素とそれぞれの関係をすばやく把握し、的確な判断を下しやすくすることです。
レポートを作成するには、まずレポートの目的を短い文章にまとめるところから始めるのがよいでしょう。レポートの目的を文章で定義しておくことで、主要なニーズが明確化され、レポート作成の動機と目標の両方が定まります。
目的の定義例
レポートの作成を始める前にレポートの目的を定義することは、作業全体にとって重要な意味を持つステップです。
同じレポートが多数の個人に利用されることはよくあります。たとえば、企業全体の詳細な売上レポートは、販売代理店、地域別営業マネージャ、国別営業マネージャ、最高業務執行責任者(COO)などによって利用される可能性があります。
レポートのどの側面に関心があるかは、人によって異なります。関心の対象はレポートのユーザーごとに異なるため、レポートを作成するにあたっては、各ユーザーが必要とする情報のすべてが提供されるように計らう必要があります。
レポートには、次のようなオプションを含めることができます。それぞれについて、採用するかどうかを検討してください。