Uma entrada do Catálogo XML contém duas partes - uma Chave (que representa uma DTD ou esquema XML) e um URI (Uniform Resource Identifier) (que contém informações sobre o local de uma DTD ou de esquema XML). É possível colocar a Chave em um arquivo XML. Quando o processador XML encontrá-la, ele utilizará a entrada do Catálogo XML para localizar o local da DTD ou esquema XML associado à Chave
As entradas do Catálogo XML podem ser utilizadas em várias situações. Por exemplo, você está trabalhando em um arquivo XML em seu computador desktop principal e aponta seu schemaLocation para um esquema chamado c:\MySchema.xsd. Em seguida, você salva-o em seu laptop para poder trabalhar nele posteriormente. No entanto, quando você abrir o arquivo em seu laptop, encontrará um problema - o editor XML não pode localizar o esquema MySchema.xsd, porque, de fato, ele está instalado em sua unidade D. Será necessário editar schemaLocation para apontar para d:\MySchema.xsd. Quando concluir a edição do arquivo XML e estiver pronto para publicá-lo na Web, será necessário editar o URI novamente para que ele aponte para um recurso que esteja acessível na Web. Por enquanto, o problema é óbvio. Um URI utilizado em um arquivo XML não é tão portável quanto você gostaria que fosse. Para evitar fazer alterações freqüentes em seu documento XML, você pode utilizar o Catálogo XML.
Uma entrada do Catálogo XML é utilizada por um processador XML ao resolver referências de entidade. É possível fornecer regras para o catálogo, para especificar como as entidades devem ser resolvidas. Se você considerar o exemplo anterior, poderá especificar uma regra que redireciona uma referência de recurso da Internet (por exemplo, "http://www.ibm.com/published-schemas/MySchema.xsd") para que aponte para um recurso na máquina local do desenvolvedor (por exemplo, "file:///C:/MySchema.xsd"). Agora, em vez de editar freqüentemente documentos XML para atualizar os URIs (principalmente quando existem muitos documentos em seu projeto), será necessário atualizar apenas uma única regra em seu Catálogo XML.
As instruções a seguir foram escritas para a perspectiva do Recurso, mas elas também funcionarão em muitas outras perspectivas.
Para incluir uma entrada no Catálogo XML, siga estas etapas: