Una voce di catalogo XML contiene due parti, una chiave, che rappresenta un DTD o uno schema XML e un URI, che contiene informazioni sul percorso di un DTD o dello schema XML. È possibile inserire la chiave in un file XML. Quando il processore XML la rileva, la voce di catalogo XML verrà utilizzata per trovare la posizione del file DTD o dello schema XML associato alla chiave.
Le voci di catalogo XML possono essere utilizzate in diverse situazioni. Ad esempio, si assuma che si stia utilizzando un file XML sul computer desktop principale e che si faccia riferimento a schemaLocation mediante uno schema denominato c:\MySchema.xsd. Quindi, lo si salva sul computer portatile in modo da poterlo utilizzare in un secondo momento. Quando si apre il file sul laptop, tuttavia, si verifica un problema: l'editor XML non trova lo schema MySchema.xsd in quanto è installato sull'unità D. sarà quindi necessario modificare schemaLocation in modo che faccia riferimento a d:\MySchema.xsd. Una volta completata la modifica al file XML e si è pronti per la pubblicazione su Web, sarà necessario modificare di nuovo l'URI in modo che faccia riferimento a una risorsa accessibile su Web. Il problema è ovvio. Un URI utilizzato in un file XML non è così portatile come dovrebbe essere. Per evitare di dover apportare modifiche frequenti al documento XML, è possibile utilizzare il catalogo XML.
Una voce di catalogo XML è utilizzata da un processore XML quando si risolvono i riferimenti alle entità. È possibile fornire regole al catalogo per specificare il modo in cui risolvere le entità. Se si considera l'esempio precedente, è necessario specificare una regola che reindirizza un riferimento a una risorsa Internet (ad esempio, "http://www.ibm.com/published-schemas/MySchema.xsd") in modo che faccia riferimento a una risorsa sulla macchina locale dello sviluppatore (ad esempio,"file:///C:/MySchema.xsd"). A questo punto, invece che modificare di continuo i documenti XML in modo da aggiornare gli URI (in particolare quando il progetto contiene molti documenti), è necessario aggiornare soltanto una singola regola nel catalogo XML.
Le istruzioni di seguito riportate sono state scritte per la prospettiva Risorsa, ma possono essere utilizzate anche in altre prospettive.
Per aggiungere una voce al catalogo XML, effettuare le seguenti operazioni: