Una entrada del catálogo XML contiene dos partes, la clave (que representa la DTD o el esquema XML) y un URI (que contiene información acerca de la ubicación de la DTD o del esquema XML). Puede colocar la clave en un archivo XML. Cuando el procesador XML lo encuentra, utilizará la entrada del catálogo XML para buscar la ubicación de la DTD o del esquema XML asociado a la clave.
Las entradas del catálogo XML se pueden utilizar en diferentes situaciones. Por ejemplo, si trabaja en un archivo XML en su sistema de escritorio principal y apunta su schemaLocation a un esquema denominado c:\MySchema.xsd. A c continuación, lo guarda en el sistema portátil para poder trabajar en otro momento. No bastante, cuando abre el archivo en el portátil encuentra un problema: el editor XML no puede encontrar el esquema MySchema.xsd porque realmente se ha instalado en la unidad D. Tendrá que editar schemaLocation de modo que apunte a d:\MySchema.xsd. Cuando ha terminado de editar el archivo XML y está listo para publicarlo en la Web, tendrá que volver a editar el URI de modo que apunte a un recurso al que se pueda acceder en la Web. De momento, el problema resulta obvio. Un URI utilizado en un archivo XML no se puede portar tan fácilmente como le gustaría. Para evitar tener que realizar cambios frecuentemente en su documento XML, puede utilizar el catálogo XML.
Un procesador XML utiliza una entrada de catálogo XML para resolver referencias de entidad. Puede proporcionar normas al catálogo para que especifique el modo en que se resolverán las entidades. Si considera el ejemplo anterior, puede especificar una norma que redirija una referencia de recurso Internet, por ejemplo, "http://www.ibm.com/published-schemas/MySchema.xsd", de modo que apunte a un recurso en la máquina local del desarrollador, por ejemplo, "file:///C:/MySchema.xsd"). Ahora, en lugar de editar documentos XML frecuentemente para actualizar los URI (sobretodo cuando hay muchos documentos en el proyecto), sólo tendrá que actualizar una norma individual del catálogo XML.
Las instrucciones siguientes se han escrito para la perspectiva Recurso pero también funcionarán en muchas otras perspectivas.
Para añadir una entrada al catálogo XML, siga estos pasos: