Az XML katalógusbejegyzés két részből áll - egy kulcsból (amely a DTD fájlt vagy az XML sémát határozza meg) és egy egységes erőforrás-azonosítóból (URI) (amely a DTD fájl vagy az XML séma helyére vonatkozó információkat tartalmazza). A Kulcsot az XML fájlban helyezi el. Amikor az XML feldolgozó találkozik vele, akkor az XML katalógus bejegyzés segítségével keresi meg a Kulcshoz tartozó DTD vagy XML séma helyét.
Az XML katalógus bejegyzések változatos helyzetekben használhatók. Például tegyük fel, hogy egy XML fájlon dolgozik a fő asztali számítógépén, és a schemaLocation egy c:\MySchema.xsd nevű sémára mutat. Majd elmenti a laptop számítógépére, hogy később folytathassa a munkát. Amikor azonban a laptopon megnyitja a fájlt, akkor hibába ütközik - az XML szerkesztő nem találja a MySchema.xsd sémát, mivel az valójában a D meghajtón van. Szerkesztenie kell a schemaLocation beállítást, hogy a d:\MySchema.xsd fájlra mutasson. Amikor befejezte az XML fájl szerkesztését és készen áll a közzétételére a weben, akkor újból szerkesztenie kell az URI azonosítót, hogy a weben elérhető erőforrásra mutasson. Mostanra a probléma nyilvánvaló. Az XML fájlokon belül használt URI azonosító nem olyan hordozható, mint kellene. Az XML dokumentum gyakori módosítgatásának elkerülése érdekében használja az XML katalógust.
Az XML feldolgozó az XML katalógus bejegyzés segítségével oldja fel az entitás hivatkozásokat. Lehetősége van szabályok megadására a katalógushoz annak meghatározására, hogy az entitásokat hogyan kell feloldani. Ha az előző példát vesszük alapul, akkor megadhat egy olyan szabályt, ami átirányítja az internetes erőforrás-hivatkozást (például: "http://www.ibm.com/published-schemas/MySchema.xsd"), hogy az a fejlesztő helyi gépén mutasson egy erőforrásra (például: "file:///C:/MySchema.xsd"). Most az XML dokumentumoknak az URI azonosítók frissítése miatti gyakori szerkesztése helyett (különösen, ha sok dokumentum van a projektben) csak egyetlen szabályt kell frissítenie az XML katalógusban.
Az alábbi útmutatások az Erőforrások perspektívához íródtak, de sok más perspektívában is működnek.
Bejegyzés hozzáadásához az XML katalógushoz tegye a következőket: