Položka katalogu XML obsahuje dvě části - Klíč (který reprezentuje DTD nebo schéma XML) a jednotný identifikátor prostředku (URI) (který obsahuje informace o umístění DTD nebo schématu XML). Klíč může být umístěn do souboru XML. Jakmile na něj procesor XML narazí, použije položku katalogu XML k nalezení umístění DTD nebo schématu XML přiřazeného ke Klíči
Položky katalogu XML se mohou používat v různých situacích. Například pracujete se souborem XML na vašem hlavním stolním počítači a schemaLocation ukazuje na schéma s názvem c:\MySchema.xsd. Poté jej uložte do vašeho přenosného počítače, abyste s ním mohli později pracovat. Avšak jakmile soubor otevřete na vašem přenosném počítači, narazíte na problém - editor XML nemůže najít schéma MySchema.xsd, protože je aktuálně nainstalováno na disku D. Bude třeba upravit schemaLocation, aby ukazovalo na umístění d:\MySchema.xsd. Jakmile dokončíte úpravy souboru XML a jste připraveni jej publikovat na webu, budete muset URI znovu upravit, aby ukazoval na prostředek dostupný na webu. Nyní je problém jasný. URI používaný v souboru XML není tak přenosný, jak byste si přáli. Chcete-li zabránit častým chybám ve vašem dokumentu XML, můžete použít katalog XML.
Procesor XML využívá položku katalogu XML při řešení odkazů na entitu. Můžete katalogu poskytnout pravidla pro určení způsobu řešení entit. Pokud použijete předchozí příklad, mohli byste zadat pravidlo, které přesměrovává odkaz na internetový prostředek (například "http://www.ibm.com/published-schemas/MySchema.xsd"), aby ukazoval na prostředek na lokálním počítači vývojáře (například "file:///C:/MySchema.xsd"). Nyní namísto častých úprav dokumentů XML pro aktualizaci URI (zvláště pokud váš projekt obsahuje mnoho dokumentů) budete muset aktualizovat pouze jedno pravidlo ve vašem katalogu XML.
Následující pokyny jsou určeny pro perspektivu Prostředek, nicméně jsou aplikovatelné i na mnohé další perspektivy.
Chcete-li přidat položku do katalogu XML, proveďte následující kroky: