Jeder Entwickler stellt mit einem Benutzernamen, den das Build Forge-System anhand seiner Benutzerliste erkennt, eine Verbindung mit der Konsole her. Der Zugriff auf Projekte wird darüber gesteuert, zu welchen Zugriffsgruppen ein Benutzername gehört. Auch der Zugriff auf die Schritte eines Projekts wird über Zugriffsgruppen gesteuert. In einem Schritt kann explizit eine Zugriffsgruppe angegeben sein. Ist dies nicht der Fall, wird für den Schritt die Zugriffsgruppe des Projekts übernommen.
Mit den Plug-ins können weder Projekte noch Schritte bearbeitet oder gelöscht werden.
Jeder Benutzer, der über eine IDE auf Build Forge zugreift, beansprucht eine Lizenz (so, wie ein Benutzer über eine Browser-Client-Sitzung eine Lizenz beansprucht).