Por exemplo, você poderá desejar que todos os engenheiros da empresa tenham acesso total a um módulo específico. O gerenciador do banco de dados cria o grupo Engenharia que contém todos os engenheiros da empresa. Em vez de precisar configurar os direitos de acesso de cada usuário individualmente, você configura os direitos de acesso do grupo Engenharia inteiro. Se um novo engenheiro ingressar na empresa, o gerenciador do banco de dados simplesmente o acrescenta ao grupo Engenharia e ele automaticamente obtém acesso ao módulo.
Cada usuário pode estar em vários grupos diferentes.
A figura a seguir mostra como os direitos de acesso para os usuários individuais e para os grupos interagem. Ela mostra como descobrir quais direitos de acesso você tem a um dado determinado. Ela supõe que você tem acesso de leitura aos dados, caso contrário você não poderá vê-la e, assim, não será possível clicar na guia Acesso.
Um usuário é incluído no grupo gerado pelo sistema Todos os outros se não tiver uma entrada de acesso individual e não estiver incluído em nenhum outro grupo.
Se um usuário for parte de um grupo que tenha recebido direitos de acesso a um projeto e se o usuário também tiver uma entrada individual, o usuário tem o acesso definido na entrada individual.
Se você não tiver a sua própria entrada e estiver em dois ou mais grupos que possuem entradas, você obterá os direitos de acesso para todas as suas entradas de grupo combinadas. Por exemplo, se um dos seus grupos tiver acesso de leitura e de modificação e outro tiver acesso de leitura e de criação, você terá acesso de leitura, modificação e criação.