依頼を開始するには、関係者がフォームに入力を行い、それをレコードとして登録します。その後、この変更依頼は、一連の状態とアクションで進行します。変更依頼の状態とは、その依頼の現在の状態のことです。典型的な状態として、submitted (登録済み)、assigned (アサイン済み)、duplicated (複製済み)、または closed (クローズ) があります。 アクションとは、変更依頼を進行するアクティビティのことです。典型的なアクションとして、アサイン、拒否、検証、解決、およびクローズがあります。
この図は、ある障害が起こった際の変更依頼プロセスの経過を示しています。あるエンド ユーザーが変更依頼を登録します。 開発管理者が、変更依頼を開発者に割り当てます。開発者が決定を下すまで、その障害の状態は open (オープン) のままになります。 開発者が障害を修復することを選択すると、解決済みの状態になります。その時点で、品質管理者がそれを調べ、実際に修復済みであり作動していることを検証します。その後、品質管理者が、状態を解決済みからクローズに変更します。
変更依頼に関する情報は、ユーザー データベースにレコードとして記録され保管されます。ユーザー データベースには、さまざまなプロジェクトと目的に対する、さまざまなタイプのレコードが含まれます。各レコード タイプには、固有のフィールドとデータ要件があります。例えば、プロジェクトには、障害用レコード タイプと、新機能要求用のレコード タイプが含まれている場合があります。開発環境の中で同じような入力を含む多数のレコードを使用する場合、たいていはレコード タイプごとのレコード テンプレートを作成すると便利です。このテンプレートを使用して新しいレコードを作成すると、共通のフィールドには、レコード タイプに基づいて自動的にデータが追加されます。