Abbildung 1 veranschaulicht die Beziehung zwischen den drei Komponenten einer Datenbankgruppe: Schema-Repository, Schemas und Benutzerdatenbanken.
Benutzerdatenbanken speichern Änderungsanforderungen und Benutzerdaten und folgen den Prozessregeln, die durch das Schema definiert werden. Benutzer ändern die Daten in den Datenbanken, wenn sie Informationen zu Änderungsanforderungen hinzufügen oder modifizieren. Diese Änderungen haben keine Auswirkungen auf das Schema. Benutzerdatenbanken enthalten einen Datensatz für jede Änderungsanforderung. Während die Änderungsanforderung ihren Lebenszyklus durchläuft, werden die in diesem Datensatz gespeicherten Daten entsprechend geändert. Zur Verwaltung des Inhalts und zur Verbesserung der Effizienz können Sie mehrere Benutzerdatenbanken, die alle einem einzigen Schema zugeordnet sind, nutzen. Wenn beispielsweise drei Projekte dasselbe Prozessmodell für die Behebung von Fehlern verwenden, könnten Sie für jedes Projekt eine eigene Datenbank erstellen und alle drei Datenbanken demselben Schema zuordnen.
Ein Schema definiert, wie Daten in einer Benutzerdatenbank gespeichert und geändert werden. Das Schema bestimmt, wie Benutzer auf die Datenbank zugreifen, welche Aktionen sie ausführen können bzw. müssen. Außerdem legt das Schema den Arbeitsablauf für die Änderungsanforderung fest. Schemas ermöglichen die Automatisierung und Aktivierung des Prozesses und beinhalten auch Benachrichtigungsfunktionen, z. B. E-Mail. Schemas enthalten eine Beschreibung der Statuswerte und Aktionen des Modells, die Struktur der Daten, die zu einer einzelnen Änderungsanforderung gespeichert werden können, den Hook-Code bzw. die Hook-Scripts, mit denen Geschäftsregeln implementiert werden können, sowie die Formulare und Berichte, mit deren Hilfe Informationen zur Änderungsanforderung eingegeben und angezeigt werden können.
Schemas werden mit allen ihren Versionen im Schema-Repository gespeichert. Beachten Sie, dass in Schema-Repositorys keine Änderungsanforderungen oder Benutzerdaten gespeichert werden.
Schema-Repositorys und Benutzerdatenbanken müssen von einem Datenbankmanagementsystem physisch verwaltet werden. Unterstützt werden unter anderem die Datenbankmanagementsysteme IBM® DB2, Microsoft SQL Server sowie Oracle-Managementsysteme für relationale Datenbanken. Administratoren müssen eine leere Datenbank erstellen, bevor sie ein Schema-Repository oder eine Benutzerdatenbank erstellen und konfigurieren können. Administratoren erstellen diese leeren Datenbanken mit vom Datenbankanbieter bereitgestellten Tools, bevor sie die Umgebung für Änderungsanforderungen konfigurieren.