Ajout de notifications

Vous pouvez créer une notification à envoyer sous forme de courrier électronique à chaque fois qu'une vue est modifiée. Pour ajouter une notification, vous devez être un administrateur d'espace de travail ou disposer du droit d'espace de travail Notifications et Messages.

Procédure

  1. Cliquez sur Configurer > Notifications. Les notifications disponibles s'affichent.
  2. Cliquez sur Ajouter une notification.
  3. Spécifiez les paramètres Informations sur la notification :
    1. Active : Cochez cette case pour que la notification reste active.
    2. Entrez un titre et une description pour la notification.
    3. Définir la notification pour la vue : Sélectionnez la vue sur laquelle est fondée la notification. La vue doit contenir les attributs que vous souhaitez utiliser dans votre notification. Si vous créez une notification sur les modifications apportées à une vue, les journaux d'historique des attributs doivent être activés. Si vous créez une notification sur le contenu en cours, la vue doit contenir tous les attributs que vous souhaitez inclure dans la notification.
      Remarque :
      • Les filtres de cette vue ne sont pas utilisés.
      • Si la vue contient une règle définie à Utilisateur en cours, elle est exécutée en tant que membre sélectionné dans la liste Utiliser le format de date et de nombre défini par le membre.
      • Lorsque Niveau de détail du corps du texte est défini à Détaillée, les attributs de fichier dans la vue sont inclus en tant que pièces jointes dans la notification. Pour être livrés correctement, les fichiers joints à partir des attributs Fichier ne doivent pas dépasser les limites.
    4. Utiliser le format de date et de nombre défini par le membre : Sélectionnez le membre dont les paramètres de format de date et de nombre sont utilisés pour la notification. Tous les membres de l'espace de travail sont répertoriés.
    5. Envoyer une notification pour : Indiquez s'il convient d'envoyer des notifications sur toutes les modifications ou sur tout le contenu en cours.
    6. Rechercher les changements tous les : Sélectionnez la fréquence de recherche de modifications.
  4. Spécifiez les paramètres Composer un message de notification :
    1. Envoyer aux membres dans : Sélectionnez l'attribut ou la vue dont les membres sont ceux auxquels vous voulez envoyer une notification.
      Remarque : Si la vue contient une règle définie à Utilisateur en cours, elle est exécutée en tant que membre sélectionné dans la liste Utiliser le format de date et de nombre défini par le membre.
    2. CC : Sélectionnez l'attribut ou la vue dont les membres sont ceux auxquels vous voulez envoyer une copie de la notification. Les valeurs contenues dans cette liste sont les mêmes que celles contenues dans la zone Envoyer aux membres dans.
    3. BCC : Sélectionnez l'attribut ou la vue dont les membres sont ceux auxquels vous voulez envoyer une copie muette (blind) de la notification. L'adresse électronique de ce destinataire n'est pas visible pour les autres destinataires dans la notification. Les valeurs contenues dans cette liste sont les mêmes que celles contenues dans les zones Envoyer aux membres dans et CC.
    4. Exclure l'utilisateur éditeur : Cochez cette case pour que l'utilisateur ayant effectué le changement soit exclu des destinataires de la notification. Cette case à cocher n'est visible que pour les notifications du type Tous les changements.
      Remarque :
      • Lorsque les zones CC et BCC sont activées et qu'elles contiennent plusieurs utilisateurs, les changements apportés à l'intervalle de notification sont envoyés dans plusieurs courriers électroniques. Un membre différent est indiqué dans la zone CC de chaque courrier électronique. Si la zone CC est vide, les utilisateurs reçoivent tous les changements dans un courrier électronique unique.
      • Lorsque plusieurs personnes changent des éléments pendant l'intervalle indiqué dans la zone Rechercher les changements tous les, tous les utilisateurs reçoivent la notification.
    5. Sujet : Entrez un sujet pour la notification. Pour consulter un exemple, voir le texte par défaut dans cette zone.
    6. Texte d'en-tête : Entrez un texte d'en-tête pour la notification. Pour consulter un exemple, voir le texte par défaut dans cette zone.
    7. Niveau de détail du corps du texte : Sélectionnez le niveau de détail de la notification : Brève, Normale, Détaillée ou Personnalisée. Pour plus d'informations sur les niveaux de détail, voir “Types de notification.”
    8. Texte de pied de page : Entrez votre propre texte de pied de page pour la notification. Ce texte s'affiche après la liste des modifications et le contenu en cours dans le courrier électronique de la notification.
  5. Cliquez sur OK. La notification est ajoutée dans la liste des notifications. Les notifications actives comportent l'icône et les notifications inactives l'icône . Pour basculer des notifications actives vers les notifications inactives, cliquez sur l'icône.

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