Il workflow è correlato alle viste e ai ruoli nel workspace. Applicando un workflow a una vista ed assegnandolo a un ruolo, è possibile controllare le operazioni che possono eseguire gli utenti con tale ruolo nella transizione tra stati. Solo alcune viste basate sul modulo Projects utilizzano il workflow. Per le viste che utilizzano il workflow, i livelli di accesso sia per la vista che per il workflow determinano le operazioni che è possibile effettuare e gli elementi visualizzati.
Quando si aggiunge un nuovo attributo al modulo Projects, per configurare l'accesso all'attributo, è necessario prima aggiornare tutte le viste basate su questi moduli. Poiché il workflow è applicato a diverse viste, sarà necessario inoltre aggiornare i diritti di accesso all'attributo nella definizione del workflow. Per impostazione predefinita, i nuovi attributi sono modificabili. È necessario modificare ogni stato nel workflow, impostare i diritti di accesso per il nuovo attributo e salvare le modifiche. Tuttavia, non è necessario aggiornare le transizioni.