您可以建立每次變更視圖時要以電子郵件形式傳送的通知。若要新增通知,您必須是工作區管理者或具備「通知及訊息」工作區權限。
程序
- 按一下。 會顯示可用的通知。
- 按一下新增通知。
- 指定「通知資訊」設定:
- 作用中:選取這個勾選框,讓通知保持作用中。
- 鍵入通知的標題及說明。
- 以視圖作為通知的基礎:選取作為通知基礎的視圖。視圖必須包含您想要在通知中使用的屬性。如果您建立視圖變更的相關通知,則必須啟動屬性的歷程日誌。如果您建立現行內容的相關通知,則視圖必須包含您想要在通知中併入的所有屬性。
註: - 不會使用此視圖上的過濾器。
- 如果視圖包含設為「現行使用者」的規則,則視圖會以您在使用成員的日期與數字格式設定清單中選取的成員身分執行。
- 內文文字的詳細資料層次設為「詳細」時,即會在通知中併入視圖的檔案屬性作為附件。若要正確遞送,「檔案」屬性中的附加檔案不得超過限制。
- 使用成員的日期與數字格式設定:選取要在通知中使用其日期與數字格式設定的成員。會列出此工作區中的所有成員。
- 傳送通知內容:選取是要傳送所有變更的相關通知,還是所有現行內容的相關通知。
- 每隔下列時間就尋找變更:選取要檢查變更的時間間隔。
- 指定「撰寫通知訊息」設定:
- 傳送目標成員位置:選取要傳送通知給其成員的屬性或視圖。
註: 如果視圖包含設為「現行使用者」的規則,則視圖會以您在使用成員的日期與數字格式設定清單中選取的成員身分執行。
- 副本:選取要傳送通知副本給其成員的屬性或視圖。此清單中的值與傳送目標成員位置欄位中的值相同。
- 密件副本:選取要傳送通知密件副本給其成員的屬性或值。通知中的其他收件者看不到此收件者的電子郵件位址。此清單中的值與傳送目標成員位置及副本欄位中的值相同。
- 排除編輯使用者:選取這個勾選框,不讓進行變更的使用者接收通知。只有針對「所有變更」類型的通知,才會顯示這個勾選框。
註: - 如果啟用「副本」及「密件副本」欄位,且「副本」及「密件副本」欄位中有多位使用者,則在通知時間間隔中所做的變更會以多封電子郵件來傳送。每一封電子郵件的「副本」欄位都有不同的成員。如果「副本」欄位是空白,使用者會在一封電子郵件中收到所有變更。
- 在每隔下列時間就尋找變更欄位中的間隔期間,如果有多人變更元素,則所有使用者都會收到通知。
- 主旨:輸入通知的主旨。如需範例,請參閱此欄位中的預設文字。
- 標頭文字:輸入通知的標頭文字。如需範例,請參閱此欄位中的預設文字。
- 內文文字的詳細資料層次:選取通知的詳細層次:「簡要」、「一般」、「詳細」或「自訂」。如需詳細層次的相關資訊,請參閱「通知類型」。
- 標底文字:輸入您自己的通知標底文字。在通知電子郵件中,此文字會顯示在變更清單及現行內容之後。
- 按一下確定。 通知會新增至通知清單中。作用中通知會有
圖示。非作用中通知則有
圖示。若要在作用中與非作用中通知之間進行切換,請按一下圖示。