Dokumentvorlagen entwerfen

Eine Dokumentvorlage definiert die Struktur, das Layout und den Inhalt eines Berichts. Die Erstellung einer gelungenen Vorlage setzt voraus, dass die Vorlage geplant, entwickelt, getestet und gespeichert wird.

Vorgehensweise

Wenn Sie die Vorlage für die Verwendung in einer integrierten Anwendung bereitstellen, sehen Sie sich das Szenario Berichte zur Verwendung in integrierten Anwendungen erstellen an.

Unterstützende Konzepte
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Dokumentvorlage zu erstellen:

1: Voraussetzungen erfassen

Unterschiedliche Anforderungen erfordern unterschiedliche Designs. Bestimmen Sie die geschäftlichen und praktischen Anforderungen des Dokuments, bevor Sie beginnen, Ihre Vorlage(n) zu entwerfen.

Datenelemente
Es gibt verschiedene Vorlagenelemente, die verschiedene Datentypen anzeigen. Welche Informationen werden von der Person bzw. den Personen, die das Dokument anzeigen werden, benötigt? Wenn Sie diese Frage beantwortet haben, können Sie beginnen, die Datenelemente zu bestimmen:
  • Welche Vorlagenelemente zeigen diese Daten an? Wie wird das im endgültigen Dokument aussehen?
  • Gibt es mehrere Möglichkeiten, die Informationen anzuzeigen? Falls ja, welche Art der Anzeige ist am besten für den Kontext geeignet, in dem das Dokument angezeigt werden soll?
  • Wie viele Daten sind notwendig? Sie könnten nicht notwendige Daten herausfiltern und so Zeit sparen, wenn Sie die Berichtsausgabe generieren.
Ausgabetyp
Überlegen Sie, welcher Ausgabetyp am besten dem Bedarf der Personen entspricht, die das Dokument anzeigen werden. Die Vorlage, die Sie entwerfen, kann in verschiedenen Ausgabetypen unterschiedlich aussehen. Einige Elemente sind für die Anzeige in einem bestimmten Format optimiert, andere werden in bestimmten Formaten nicht unterstützt. Machen Sie sich damit vertraut, wie Vorlagenelemente in verschiedenen Ausgabeformaten angezeigt werden. Das ermöglicht Ihnen, die Elemente und Ausgabetypen, die am besten zusammenpassen, auszuwählen.
Eine Vorlage und viele Vorlagen - ein Vergleich
Handelt es sich um eine Vorlage für einmaligen Gebrauch, oder können einige Teile in anderen Vorlagen wiederverwendet werden?
  • Eine Vorlage: Sie können eine Vorlage verwenden, die alle unterschiedlichen Teile des Dokumentdesigns enthalten soll. Das bedeutet, dass sich alles an einem Ort befindet und keine Zusammenfassung erforderlich ist.
  • Viele Vorlagen: Sie können einen modularen Ansatz verwenden, bei dem mehrere Vorlagen erstellt werden, die Sie zu einem vollständigen Dokument zusammenfassen können. Sie können beispielsweise eine Vorlage für das Inhaltsverzeichnis, eine Vorlage für das vordere Deckblatt, eine Datenvorlage, eine Indexvorlage und eine Vorlage für das hintere Deckblatt haben. Diese Vorlagen können bei der Generierung verschiedener Dokumente wiederverwendet werden.
Stellen Sie fest, wie viele Vorlagen Sie unter diesen Voraussetzungen benötigen. Sie können jeden Vorlagenblock in den Metadatenattributen benennen und beschreiben. Der Namensinhalt wird in der Vorlage und der Beschreibungsinhalt im Hinweisfeld zum Vorlagenelement angezeigt.
Kontext anzeigen
Wie soll dieses Dokument angezeigt werden?
  • Soll es gedruckt und/oder auf dem Bildschirm angezeigt werden?
  • Soll es in einem integrierten Produkt ausgeführt werden?
Unterstützende Konzepte

2: Vorlage erstellen

Wenn Sie eine Vorlage erstellen möchten, können Sie Ihre Zeit mit den folgenden Methoden effizient nutzen.
  • Eine Vorlage kann so konzipiert sein, dass bestimmte Seitenlayouteigenschaften bereitgestellt werden, wie z. B. Seitengröße, Ausrichtung, Ränder, Anzahl der Spalten und Stile für die Absatztypen, deren Verwendung in Dokumenten am wahrscheinlichsten ist.
  • Eine Vorlage kann Folgendes enthalten:
    • Dokumentstrukturelemente, z. B. Absätze, Tabellen, Listen und ein Inhaltsverzeichnis.
    • Dokumentlayoutblöcke, z. B. Stammseiten, Formatvorlagen, Kopfzeilen und Fußzeilen.
    • Interne und externe benutzerdefinierte Stile, z. B. Text- oder Absatzformatierung. Zur Textformatierung gehören Fettdruck, Kursivdruck, Unterstreichen, Schriftgröße und Schriftfarbe. Die Absatzformatierung beinhaltet Randeinstellungen, Rahmen, Einrückung und Scriptparameter im JavaScript-Format.
    • Integrierter Vorlageninhalt, z. B. Abbildungen, statischer Text und Referenzen auf statische Dateien und Formatvorlagen.
    • Datenelemente, z. B. Attribute, Bedingungen und dynamische Datenelemente.
    • Datenextraktion in Form von Abfragen und Filtern.
    • Externe Variablen, die Werte zur Laufzeit erhalten, und interne Variablen, die für Berechnungen verwendet werden. Die Erstellung externer Variablen ist der festen Codierung von Datenquellen-URLs in Ihrer Vorlage vorzuziehen. Wenn Sie URLs fest codieren und der Servername sich ändert, müssen Sie die URLs in jeder Vorlage aktualisieren. Mit externen Variablen können Sie die URLs zur Laufzeit überschreiben. Verwenden Sie für Vorlagen, die in andere Produkte integriert sind, die speziellen Variablen, die von diesen Produkten erkannt werden, wenn sie Daten referenzieren.
  1. Starten Sie Document Studio.
  2. Erstellen Sie eine neue Vorlage entweder basierend auf einer vorhandenen Vorlage oder völlig neu.
  3. Fügen Sie das Datenquellenschema hinzu.
  4. Fügen Sie Elemente hinzu.
  5. Formatieren Sie Elemente.
  6. Definieren Sie dynamischen Inhalt.
  7. Optional: Optimieren Sie die Daten mit Filtern, Sortierungen oder Bedingungen.

3: Vorlage testen

  1. Führen Sie das Prüftool aus.
  2. Generieren Sie eine Vorschau.
Unterstützende Aufgabe:

4: Vorlage speichern

Nächste Schritte

Gehen Sie wie folgt vor, nachdem Sie die Vorlage(n) erstellt und getestet haben:

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