Šablony dokumentů jsou samostatné archivní soubory s příponou .dta (archiv šablon dokumentů). Šablonu je možné sdílet, přesouvat a kopírovat. Šablony dokumentů vytvořené ve starších verzích produktu IBM® Rational Publishing Engine fungují i v nejnovější verzi. Pokud však váš poskytovatel dat poslední verzi struktury šablon produktu Rational Publishing Engine nepodporuje, můžete nastavit verzi šablony tak, aby se používala struktura šablon z předchozích verzí produktu Rational Publishing Engine.
Do šablon dokumentů můžete přidávat statický i dynamický obsah. Statický obsah zahrnuje text a obrázky poskytnuté při návrhu šablony. Dynamický obsah představují data získaná ze zdrojů dat při generování šablony. Šablona definuje také informace o formátování, ačkoli některá data si mohou uchovat informace o formátování vložená ze zdroje dat.
Když zdroj dat přesně neodpovídá schématu zdroje dat, zpracuje produkt Rational Publishing Engine prvky, které schématu odpovídají, a ignoruje nekritické chyby. Pokud je například v šabloně použit atribut status produktu Rational DOORS a skutečný zdroj dat (modul DOORS) tento atribut nemá, generování dokumentů standardně pokračuje.
Rational Publishing Engine nabízí mechanizmus pro vytvoření nebo získání schémat pro několik typů zdrojů dat, jako např. produkty IBM Rational DOORS, IBM Rational Tau a zdroje dat Rational REST. Další informace o standardní definici schémat viz http://www.w3.org/XML/Schema. Schéma můžete vytvořit z dat XML pomocí aplikace třetí strany.
Při importu šablon můžete na šablony dynamicky odkázat nebo je fyzicky vložit. Při dynamickém odkazování na šablonu nebo na vložený soubor, v závislosti na typu výstupu, do kterého šablonu generujete, přidáte odkaz na tuto šablonu nebo soubor nebo načtete obsah importované šablony při generování výstupu. Při fyzickém vložení šablony nebo souboru importujete obsah šablony nebo souboru do hlavní šablony okamžitě, nikoli za běhu.
Pokud dojde k jakýmkoli konfliktům mezi hlavní šablonou a odkazovanou nebo vloženou šablonou, budete vyzváni k vyřešení těchto konfliktů. Konflikty mohou zahrnovat například odlišná schémata zdroje dat. Pokud se liší schémata zdroje dat, lze konflikt vyřešit přidáním schématu z importované šablony do hlavní šablony.