Szablony dokumentów to samodzielne pliki archiwum z rozszerzeniem .dta (Document Template Archive). Szablony produktu Rational Publishing Engine różnią się nieco od szablonów, które mogą być udostępniane z innymi produktami. W przypadku innych produktów szablony są przykładowymi artefaktami wstępnie zapełnionymi informacjami, które można dostosować i dzięki którym użytkownik może się nauczyć pracy z nimi. W produkcie Rational Publishing Engine szablony są plikami podstawowymi umożliwiającymi ustrukturyzowanie danych wyjściowych raportu. Szablony pochodzące z cudzych plików szablonów mogą być wstępnie zapełnione informacjami, ale nowe szablony są puste.
Szablony dokumentów utworzone w poprzednich wersjach produktu IBM® Rational Publishing Engine działają w najnowszej wersji. Jeśli jednak dostawca danych nie obsługuje najnowszej wersji struktury szablonu produktu Rational Publishing Engine, dla wersji szablonu można ustawić użycie struktury szablonu z poprzednich wersji produktu Rational Publishing Engine.
Do szablonu dokumentu można dodawać zarówno treści statyczne, jak i dynamiczne. Treść statyczna obejmuje tekst i obrazy wprowadzone podczas projektowania szablonu. Treść dynamiczna jest reprezentowana przez dane uzyskiwane ze źródeł danych podczas generowania dokumentu. Szablon definiuje również informacje dotyczące formatowania, ale niektóre dane mogą zachować informacje o formatowaniu osadzone w nich w źródle danych.
Jeśli źródło danych nie jest dokładnie zgodne ze schematem źródła danych, produkt Rational Publishing Engine przetwarza elementy, które są zgodne ze schematem, i ignoruje błędy inne niż krytyczne. Jeśli na przykład w szablonie jest używany atrybut status produktu Rational DOORS, a rzeczywiste źródło danych (moduł Rational DOORS) nie ma tego atrybutu, proces generowania dokumentów będzie domyślnie kontynuowany.
Produkt Rational Publishing Engine udostępnia mechanizmy do tworzenia lub uzyskiwania schematów dla kilku typów źródeł danych, takie jak produkty IBM Rational DOORS i IBM Rational Tau oraz źródła danych Rational REST. Więcej informacji na temat standardowej definicji schematu zawiera sekcja http://www.w3.org/XML/Schema. Do utworzenia schematu na podstawie danych XML można użyć aplikacji innej firmy.
Po zaimportowaniu szablonów można się do nich odwoływać dynamicznie lub osadzać je. Odwołując się dynamicznie do szablonu lub dołączonego pliku (w zależności od typu danych wyjściowych dla których generowany jest szablon), użytkownik dodaje odsyłacz do tego szablonu lub pliku lub ładuje treść zaimportowanego szablonu podczas generowania danych wyjściowych. Jeśli szablon lub plik jest osadzany, jego treść jest natychmiast importowana do szablonu głównego (a nie podczas wykonywania).
Jeśli wystąpią konflikty między szablonem głównym a szablonem przywoływanym lub osadzanym, zostanie wyświetlone powiadomienie o konieczności rozstrzygnięcia konfliktu. Konflikt może na przykład dotyczyć różnych schematów źródła danych. Jeśli schematy źródła danych różnią się, schemat z zaimportowanego szablonu może zostać dodany do szablonu głównego w celu rozstrzygnięcia konfliktu.