Element "Datei einschließen" hinzufügen

Verwenden Sie das Vorlagenelement "Datei einschließen", um externe Dateien aus Ihrem Bericht anzuhängen oder zu verknüpfen.

Informationen zu diesem Vorgang

Sie können die Datei verknüpfen oder physisch in Ihr Ausgabedokument einbetten. Wie Elemente vom Typ "Datei einschließen" behandelt werden, ist jedoch vom Ausgabeformat und von der Position abhängig, von der Sie die Datei abrufen.

Dateien physisch einbetten

Informationen zu diesem Vorgang

Wenn Sie Dateien von einer lokalen oder fernen Position auswählen, ist Folgendes zu beachten:
  • Bei der HTML-, der XSL-FO- und der traditionellen PDF-Ausgabe ist die enthaltene Datei immer ein Hyperlink.
  • Bei der PDF-Ausgabe wird die enthaltene Datei importiert, und der gesamte Inhalt des Dokuments wird angezeigt.
  • Bei der Microsoft Word-Ausgabe aktualisiert Rational Publishing Engine Microsoft Word-Felder während der Dokumentgenerierung automatisch. Wird ein Feld INCLUDE TEXT generiert, wurde das Makro nicht ausgeführt und der Dateiimport wird an Microsoft Word delegiert. Eine einzuschließende Datei wird im Ausgabedokument erst sichtbar, wenn alle Felder aktualisiert sind. Verwenden Sie zum Aktualisieren der Felder das Feature "Felder aktualisieren" in Microsoft Word oder die in der Formatvorlage %RPE_HOME%\utils\word\rpe.dot enthaltenen Makros.
    Tipp: Ein Microsoft Word-Dokument, das mit anderen Dateien verknüpft ist, ist nicht eigenständig. Wenn Sie das Dokument auf andere Computer versetzen, können Sie den Inhalt der verknüpften Dokumente nicht visualisieren. Wird Visualisierung benötigt, verwenden Sie das Feature "Verknüpfungen löschen" von Microsoft Word, um den Inhalt einer verknüpften Datei einzubeziehen. In Microsoft Office 2007 wird das Feature mit der Tastenkombination Alt+E+K ausgeführt.
Wenn Sie Dateien aus der Komponente "Zentrale Verwaltung" auswählen und physisch einbetten möchten, müssen Sie Folgendes beachten:
  • Bei der HTML- und der XSL-FO-Ausgabe wird die Datei in den Ordner ref gestellt, und im Bericht wird ein Link zur Datei erstellt.
  • Bei der Microsoft Word-Ausgabe oder der PDF-Ausgabe wird die Datei in ihrem ursprünglichen Dateiformat in den Bericht importiert.
  • Bei der traditionellen PDF-Ausgabe kann die Datei nicht physisch integriert werden. Wählen Sie einen anderen Ausgabetyp aus oder verwenden Sie eine dynamische Referenz auf die Datei.

Vorgehensweise

  1. Ziehen Sie das Element Datei einschließen Symbol 'Datei einschließen' in den Vorlageninhaltseditor. Das Fenster Datei auswählen wird geöffnet.
  2. Die eingeschlossene Datei kann die Erweiterung .doc, .docx, .txt oder .rtf haben.
    • Gehen Sie bei der Auswahl aus der Komponente "Zentrale Verwaltung" wie folgt vor:
      1. Klicken Sie auf das Register Aus Bibliothek laden.
      2. Blenden Sie den Bibliotheksnamen ein.
      3. Wählen Sie eine Datei aus.
    • Über eine lokale oder ferne Position:
      1. Klicken Sie auf das Register Lokal oder fern öffnen.
      2. Klicken Sie auf Durchsuchen.
      3. Wählen Sie eine Datei aus.
    Tipp: Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder dieselbe Registerkarte zum Auswählen einer Datei verwenden, können Sie die Option Beim Arbeiten mit Dateien standardmäßig diese Sicht verwenden auswählen. Das Fenster Datei auswählen wird dann immer auf dieser Registerkarte geöffnet.
  3. Klicken Sie auf OK.
  4. Wählen Sie das Element "Datei einschließen" im Vorlageninhaltseditor aus.
  5. Klicken Sie in der Sicht "Eigenschaften" auf das Register Spezifisch.
  6. Wählen Sie im Feld Typ einschließen die Option Physisches Einbetten aus, um das Dokument während der Berichtgenerierung in den Bericht zu importieren.
  7. Optional: Geben Sie im Feld Befehl einen Befehl ein, der während der Dokumentgenerierung abgesetzt werden soll.
  8. Klicken Sie auf das Symbol Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.

Dateien dynamisch referenzieren

Vorbereitende Schritte

Wichtig: Verwenden Sie die Option "Physisches Einbetten" anstelle der Option "Dynamische Referenz", wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:
  • Eine Vorlage oder ein Snippet wurde für die Extraktion von Daten aus einer Datenquelle konzipiert.
  • Eine Vorlage oder ein Snippet enthält eine dynamische Referenz.

Informationen zu diesem Vorgang

Wenn Sie Dateien auswählen und dynamisch referenzieren möchten, ist Folgendes zu beachten:
  • Bei der HTML-, XSL-FO-, PDF- und der traditionellen PDF-Ausgabe wird ein Link zu der Datei in der Komponente "Zentrale Verwaltung" erstellt. Wird im Bericht auf den Link geklickt, muss der Benutzer sich bei der Komponente "Zentrale Verwaltung" authentifizieren.
  • Bei der Microsoft Word-Ausgabe aktualisiert Rational Publishing Engine Microsoft Word-Felder während der Dokumentgenerierung automatisch. Wird ein Feld INCLUDE TEXT generiert, wurde das Makro nicht ausgeführt und der Dateiimport wird an Microsoft Word delegiert. Eine einzuschließende Datei wird im Ausgabedokument erst sichtbar, wenn alle Felder aktualisiert sind. Verwenden Sie zum Aktualisieren der Felder die Eigenschaft Felder aktualisieren in der Dokumentspezifikation, das Feature "Felder aktualisieren" in Microsoft Word oder die in der Formatvorlage %RPE_HOME%\utils\word\rpe.dot enthaltenen Makros.
    Wichtig:
    • Verwenden Sie die Eigenschaft Update fields nicht, wenn Sie außergewöhnlich große Dokumente erstellen. Große Dokumente können möglicherweise nicht generiert werden, wenn diese Eigenschaft festgelegt ist, und können einen Fehler aufgrund abnormaler Speicherbedingungen zur Folge haben.
    • Führen Sie kein Makro zum Aktualisieren der Felder aus, wenn Sie Dokumente an einer gesicherten Position referenzieren möchten. Der Authentifizierungsprozess kann dann nicht ausgeführt werden und blockiert das Makro.

Vorgehensweise

  1. Ziehen Sie das Element Datei einschließen Symbol 'Datei einschließen' in den Vorlageninhaltseditor. Das Fenster Datei auswählen wird geöffnet.
  2. Die eingeschlossene Datei kann die Erweiterung .doc, .docx, .txt oder .rtf haben.
    • Gehen Sie bei der Auswahl aus der Komponente "Zentrale Verwaltung" wie folgt vor:
      1. Klicken Sie auf das Register Aus Bibliothek laden.
      2. Blenden Sie den Bibliotheksnamen ein.
      3. Wählen Sie eine Datei aus.
    • Über eine lokale oder ferne Position:
      1. Klicken Sie auf das Register Lokal oder fern öffnen.
      2. Klicken Sie auf Durchsuchen.
      3. Wählen Sie eine Datei aus.
    Tipp: Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder dieselbe Registerkarte zum Auswählen einer Datei verwenden, können Sie die Option Beim Arbeiten mit Dateien standardmäßig diese Sicht verwenden auswählen. Das Fenster Datei auswählen wird dann immer auf dieser Registerkarte geöffnet.
  3. Klicken Sie auf OK.
  4. Wählen Sie das Element "Datei einschließen" im Vorlageninhaltseditor aus.
  5. Klicken Sie in der Sicht "Eigenschaften" auf das Register Spezifisch.
  6. Wählen Sie im Feld Typ einschließen die Option Dynamic link aus, um einen Link zum Dokument an seiner aktuellen Positionen zu erstellen.
  7. Optional: Geben Sie im Feld Befehl einen Befehl ein, der während der Dokumentgenerierung abgesetzt werden soll.
  8. Klicken Sie auf das Symbol Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.

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