A dokumentumsablonok .dta (dokumentumsablon archívum) kiterjesztéssel rendelkező önálló archív fájlok. Lehetősége van sablonok megosztására, áthelyezésére és másolására. A korábbi IBM® Rational Publishing Engine változatokkal létrehozott dokumentumsablonok is működnek a legfrissebb változattal. Ha azonban az adatszolgáltató nem támogatja a Rational Publishing Engine sablonszerkezet legfrissebb változatát, akkor beállítható úgy a sablonváltozat, hogy a korábbi Rational Publishing Engine változatokból származó sablonszerkezetet használja.
Statikus és dinamikus tartalmat egyaránt felvehet a dokumentumsablonokba. A statikus tartalom a sablon megtervezésekor megadott szöveget és képeket jelenti. A dinamikus tartalmat azok az adatok képviselik, amelyeket a dokumentum előállításakor szerez be az adatforrásokból. A sablon formázási információkat is megad, habár bizonyos adatok megtarthatják azt a formázást, amely beléjük van ágyazva az adatforrásban.
Amikor egy adatforrás nem pontosan illeszkedik az adatforrássémához, akkor a Rational Publishing Engine csak a sémának megfelelő elemeket dolgozza fel és figyelmen kívül hagyja a nem kritikus hibákat. Például ha szerepel a sablonban egy Rational DOORS attribútum állapot és a tényleges adatforrás (DOORS modul) nem rendelkezik ezzel az attribútummal, akkor alapértelmezésben folytatódik a dokumentumelőállítás.
A Rational Publishing Engine biztosítja a mechanizmusokat a sémák létrehozásához vagy beszerzéséhez számos adatforrástípusból, például IBM Rational DOORS, IBM Rational Tau és Rational REST adatforrásokból. A szabványos sémameghatározással kapcsolatos további információkat itt talál: http://www.w3.org/XML/Schema. Lehetősége van külső alkalmazás használatára a séma előállításához XML adatokból.
Sablonok importálásakor lehetősége van dinamikusan hivatkozni rájuk vagy fizikailag beágyazni őket. Amikor dinamikusan hivatkozik egy sablonra vagy tartalmazott fájlra, akkor attól a kimeneti típustól függően, amelybe előállítja a sablont, felvesz az adott sablonra vagy fájlra mutató hivatkozást, vagy pedig betölti az importált sablon tartalmát, amikor előállítja a kimenetet. Amikor fizikailag beágyaz egy sablont vagy fájlt, akkor azonnal importálja annak tartalmát a mestersablonba, nem a futás során.
Ha ütközések vannak a mestersablon és a hivatkozott vagy beágyazott sablon között, akkor a rendszer felszólítja az ütközések feloldására. Például a különböző adatforrássémákból adódhatnak ütközések. Amikor eltérőek az adatforrássémák, akkor felveheti a mestersablonba az importált sablonból származó sémát, hogy feloldja az ütközést.