È necessario prima creare un record ALMAdmin, che deve essere unico, e assegnarvi i membri a cui è consentito creare i record amministrativi ALM.
Il record ALMSecurityPolicy controlla la visibilità dei record utilizzando la funzione relativa al contesto di sicurezza in ClearQuest. Ciò è noto anche come occultamento del record. Un utente elencato nel record ALMAdmin può creare questo record, ma solo un amministratore della sicurezza può aggiungerlo ai gruppi di contesto. L'amministratore della sicurezza deve aggiungere gruppi di utenti ClearQuest all'elenco Context Groups delle schede Ratl_Security. Il campo Name è obbligatorio e il campo Context Groups deve essere popolato perché la politica di sicurezza sia completa.
CategoryTypeLabels classifica quale potrebbe essere lo scopo della categoria. Esempi sono Prodotto (Product), Offerte (Offering), Soluzione (Solution), Funzione (Feature) e Componente (Component). Name è un campo obbligatorio.
ALMCategory fornisce un'associazione per un progetto che descrive l'obiettivo o l'output del progetto. Esempi di categoria sono prodotto, offerta, soluzione, funzione o componente (Product, Offering, Solution, Feature, Component). I campi obbligatori per ALMCategory sono Name, Owner, Security Policy e CategoryTypeLabel.
ALMReleaseLabel applica un nome o numero di versione all'output del progetto. Esempi sono 1.0, Beta e 1.1. Name è un campo obbligatorio.