Les bases de données utilisateur stockent les demandes de changement et les données utilisateur et suivent les règles de traitement définies par le schéma. Les utilisateurs changent les données dans les bases de données lorsqu'ils ajoutent ou modifient des informations sur les demandes de changement. Ces changements n'ont aucun effet sur le schéma. Les bases de données utilisateur contiennent un enregistrement pour chaque demande de changement. A mesure qu'une demande de changement progresse dans son cycle de vie, les données stockées dans cet enregistrement changent également. Pour gérer le contenu et accroître l'efficacité, il est possible d'avoir plusieurs bases de données utilisateur, associées à un schéma unique. Par exemple, si trois projets utilisent le même modèle de processus pour la correction des incidents, vous pouvez créer une base de données pour chaque projet et associer ces trois bases au même schéma.
Un schéma définit la façon dont les données sont stockées et changées dans une base de données utilisateur. Le schéma détermine comment les utilisateurs accèdent à la base de données, les actions que les utilisateurs peuvent ou doivent effectuer et l'enchaînement d'activités de la demande de changement. Les schémas permettent l'automatisation et l'application du processus. Ils intègrent également des fonctions de notification, par courrier électronique par exemple. Ils contiennent la description des états et des actions définis par le modèle, la structure des données qui peuvent être stockées à propos des demandes de changement, le code ou les scripts de point d'ancrage qui peuvent être utilisés pour faire respecter des règles particulières à l'entreprise, ainsi que les formulaires et les rapports utilisés pour entrer et visualiser les données de la demande de changement.
Les schémas sont stockés dans le référentiel de schémas, qui contient toutes les versions des schémas. Les référentiels de schéma ne stockent pas des demandes de changement ou des données utilisateur.
Les référentiels de schémas et les bases de données utilisateur doivent être physiquement gérées par un système de gestion de base de données. Les systèmes de gestion de base de données pris en charge incluent IBM DB2, Microsoft SQL Server et Oracle RDBMS. Les administrateurs doivent créer une base de données vide avant de créer et de configurer un référentiel de schémas ou une base de données utilisateur. Les administrateurs créent ces bases de données vides avec les outils du fournisseur de base de données avant de configurer leur environnement de demandes de changement.