Datenbanken verwenden Datensätze, um Informationen zu verwalten und zu speichern. In IBM Rational ClearQuest bezieht sich der Begriff "Datensatz" (Entity = Entität) auf eine Struktur, die Informationen zu einer Instanz eines Satztyps (EntityDef), z. B. defect (Fehler), verwaltet. Datensätze von Rational ClearQuest können Daten aus mehreren Datenbanktabellen enthalten.
IBM Rational ClearQuest verwendet zur Verwaltung von Satzdaten Instanzen der Entity-Klasse. Jede Instanz der Entity-Klasse bietet Zugriff auf die Werte in einem definierten Feldtyp des Datensatzes, einschließlich einer Liste der Duplikate des Datensatzes, des Satzprotokolls sowie der an den Datensatz angehängt Dateien (sofern diese Feldtypen für den Satztyp definiert sind).
Eine Rational-ClearQuest-Datenbankkennung (DBID, Database Identifier) ist ein ganzzahliger Wert, mit dem ein Objekt in einer Rational-ClearQuest-Datenbank eindeutig identifiziert wird. In Version 7.0.0 wurde die Obergrenze für eindeutige DBIDs von etwa 16 Millionen auf ungefähr 2,1 Milliarden erhöht. Diese Obergrenze gibt an, wie viele Datensätze in einer Rational-ClearQuest-Datenbank maximal vorhanden sein können, und ermöglicht somit die Erstellung weiterer Datensätze. Die neue Obergrenze von 2,1 Milliarden gilt für statusunabhängige Datensätze, Arbeitsbereichselemente und andere Datenbankstrukturen, die für deren Verwaltung erforderlich sind. Da sich die Anzahl der DBIDs für statusabhängige Datensätze erhöht hat, gibt es auch für das Zeichenfolgeformat der IDs (Anzeigename) mehr Möglichkeiten. Die neue Obergrenze für statusabhängige Datensätze beträgt 100 Millionen (aufgrund der Einschränkung bezüglich des Zeichenfolgeformats einer Satz-ID). Der Anzeigename (Zeichenfolge-ID) des statusabhängigen Satztyps ist der Kurzname der Datenbank (z. B. RATLC) gefolgt von der numerischen Darstellung der DBID des Datensatzes (mit führenden Nullen von bis zu acht Stellen). Unter der alten Begrenzung ist RATLC16777215 die größte ID für einen Datensatz in der Datenbank RATLC. Unter der neuen Begrenzung ist RATLC99999999 die größte ID.