Un conjunto de bases de datos consiste en un depósito de esquemas y sus esquemas y bases de datos de usuario asociados. La figura muestra la relación entre los tres componentes de un conjunto de bases de datos: bases de datos de usuario, esquemas y depósitos de esquemas.
Las bases de datos de usuario almacenan solicitudes de cambio y datos del usuario y siguen las reglas de proceso definidas por el esquema. Los usuarios cambian los datos de las bases de datos cuando añaden o modifican información sobre solicitudes de cambio, pero estos cambios no afectan al esquema. Las bases de datos de usuario contienen un registro de cada solicitud de cambio. A medida que la solicitud de cambio pasa por las distintas fases de su ciclo vital, los datos almacenados en el registro también cambian. Para gestionar el contenido y aumentar la eficacia, es posible tener varias bases de datos de usuario, todas asociadas a un único esquema. Por ejemplo, si tres proyectos utilizan el mismo modelo de proceso para corregir defectos, se puede crear una base de datos para cada proyecto y asociar los tres proyectos al mismo esquema.
Un esquema define la forma de almacenar datos en una base de datos de usuario y cómo modificarlos. El esquema también determina cómo los usuarios acceden a la base de datos, qué acciones deben o pueden llevar a cabo y define el flujo de trabajo de la solicitud de cambio. Los esquemas permiten automatizar y aplicar el proceso; también incluyen características de notificación, como correo electrónico. También contienen una descripción de los estados y las acciones del modelo, la estructura de los datos que se pueden almacenar sobre la solicitud de cambio individual, scripts o código de enganche que se utilizan para implementar reglas empresariales y los formularios e informes utilizados para ver y ofrecer información sobre la solicitud de cambio.
Los esquemas se almacenan en el depósito de esquemas, incluidas todas las versiones de dichos esquemas. Los depósitos de esquema no almacenan solicitudes de cambio o datos de usuario.
Los depósitos de esquema y las bases de datos de usuario deben ser gestionados físicamente por un sistema de gestión de bases de datos. Los sistemas admitidos de gestión de bases de datos incluyen IBM DB2, Microsoft SQL Server y Oracle RDBMS. Los administradores deben crear una base de datos vacía para poder crear y configurar un depósito de esquema o una base de datos de usuario. Los administradores crean estas bases de datos vacías mediante herramientas proporcionadas por el proveedor de bases de datos antes de configurar el entorno de solicitud de cambio.