可以创建查询来检索用户数据库中的记录。可创建针对任意记录类型的查询。
创建查询包含多个步骤:选择记录类型、添加过滤器、创建显示布局,以及保存和运行查询。
要创建查询,请执行以下操作:
- 单击。 将打开“新建查询”向导的“查询名称和记录类型”页面。
- 输入新查询的名称,选择查询所依据的记录类型,然后选择用于保存该查询的文件夹。 缺省情况下,新查询存储在“个人查询”文件夹的根部。要选择其他文件夹,请在文件夹列表中单击该文件夹的名称。
- 单击下一步。 将打开“选择要用作查询过滤器的字段”页面。
- 选择查询过滤器字段,方法是双击字段列表中的字段名称或将字段名称拖动到右侧的过滤器列表中。
- 可选操作:可随意组合过滤器以创建复杂的过滤器。在过滤器列表中,可使用逻辑运算符 AND 和 OR 来创建组。
- 单击下一步。 将打开“定义查询过滤器”页面。
- 为您在上一个向导页面上选择的每个字段指定过滤器值。 当查询运行时,将把这些过滤器值与数据库记录中的字段值进行比较,以决定哪些记录要包含在查询结果中。
- 单击下一步。 将打开“定义显示字段”页面。
- 通过选择要显示的记录字段来定义查询结果的格式。双击字段列表中的字段名,或者将字段名拖动到显示格式网格中。 您必须至少选择一个显示字段来创建有效的查询。
- 可选操作:如果不想运行查询,请不要选中运行查询复选框。
- 单击完成。
该查询将保存到您在“新建查询”向导的第一页上指定的文件夹中。运行查询时,结果将出现在“查询结果”视图中。单击每列顶部的标题可更改查询结果的排序顺序。
注: 管理员通常会对您在运行查询时显示在结果集中的行数设置软限制。
如果您运行的查询尝试返回超过此限定记录集,那么将会显示一个对话框提醒您超过了限定。
在该对话框中,您可以编辑限定并提高限定。