ユーザー データベースは、変更依頼とユーザー データを保管し、スキーマによって定義されたプロセス ルールに従います。ユーザーは、 変更依頼に関する情報を追加または更新するときに、データベース内のデータを 変更します。これらの変更はスキーマには何の影響もありません。ユーザー データベースには、変更依頼ごとに 1 つのレコードが含まれます。 変更依頼がそのライフ サイクルを進行していくにつれて、このレコード内に保管されたデータも変更されます。コンテンツの管理と効率の向上のために、すべてが単一のスキーマに関連付けられている複数のユーザー データベースを持つことができます。例えば、3 つのプロジェクトが障害を訂正するための同じプロセス モデルを使用する場合、 それぞれのプロジェクトごとに 1 つのデータベースを作成し、3 つ全部を 同じスキーマに関連付けることができます。
スキーマは、ユーザー データベース内でデータを保管および変更する方法を定義します。 スキーマは、ユーザーがデータベースにアクセスする方法、ユーザーが実行できるアクションまたは実行する必要があるアクション、変更依頼のワークフローを決定します。スキーマにより、プロセスを自動化し、実行可能にすることができます。また、これには電子メールのような通知機能も含まれます。スキーマには、モデルの状態とアクションの説明、 個々の変更依頼に関して保管できるデータの構造、 ビジネス ルールを実装するために使用されるフック コードまたはスクリプト、 変更依頼に関する情報の表示と入力に使用されるフォームとレポートが 含まれます。
スキーマは、それらのスキーマのすべてのバージョンを収容するスキーマ リポジトリに保管します。 スキーマ リポジトリには、変更依頼やユーザー データは保管しません。
スキーマ リポジトリおよびユーザー データベースは、データベース管理システムで物理的に管理する必要があります。 サポートされるデータベース管理システムには、IBM DB2、Microsoft SQL Server、 および Oracle RDBMS などがあります。管理者は、最初に空のデータベースを作成してから、 スキーマ リポジトリまたはユーザー データベースを作成および構成します。 データベース製造元から提供されたツールを使用して空のデータベースを作成したら、次に変更依頼環境を設定します。