Anliegenprozesse sind von Behörde zu Behörde unterschiedlich. Große Unterschiede gibt es insbesondere zwischen den Anliegenprozessen für bedarfsorientierte Programme, etwa für den Bezug von Bargeld- oder Arbeitslosenunterstützung, und den Anliegenprozessen für schutzorientierte Programme, wie z. B. die Kinderfürsorge.
Bei bedarfsorientierten Programmen muss der Kunde in der Regel ein Antragsformular ausfüllen und die Behörde entscheidet anschließend anhand der im Antrag gemachten Angaben über die Anspruchsberechtigung für das jeweilige Programm. Common Intake stellt einen Anliegenprozess bereit, der sowohl für schutz- als auch für bedarfsorientierte Programme geeignet ist.
Bei schutzorientierten Programmen wird der Prozess durch eine Meldung über eine Misshandlung oder Vernachlässigung ausgelöst. Die Behörde kann daraufhin Untersuchungen diesbezüglich anstellen und sie ergreift Maßnahmen, um sicherzustellen, dass der Kunde sich in Sicherheit befindet und nicht der Gefahr weiterer Misshandlungen oder Vernachlässigung ausgesetzt ist.
Der Anliegenprozess wird in Common Intake durch ein XML-Dokument dargestellt, das in der Datenbank gespeichert wird. Dieses XML-Dokument steuert bestimmte Aspekte des Antragsverhaltens, unter anderem auch bestimmte Aspekte des Steuerungsablaufs. Verschiedenen Benutzern bzw. den Anträgen, die diesen Benutzern zugeordnet sind, können bei der Konfiguration verschiedene XML-Dokumente für den Anliegenprozess zugeordnet werden, sodass sich das Verhalten dieser Benutzer unterscheiden kann.