Die Behörden müssen einen Zeitplan für die Batch für Besprechungsantworten konfigurieren. Wenn die Batch gestartet wird, wird mithilfe der konfigurierten Parameter für Benutzername, Kennwort und E-Mail-Server-Ordner eine Verbindung zum E-Mail-Server hergestellt. Anschließend wird von der Batch jede einzelne empfangene Nachricht auf dem E-Mail-Server verarbeitet; hierzu werden die E-Mail-Nachrichten analysiert und nach Nachrichten des Typs 'Antwort' gesucht.
Jede E-Mail-Nachricht des Typs 'Antwort' verfügt über einen iCalendar-Anhang. Von der Batch für Besprechungsantworten werden die Informationen in dem Anhang zur Aktualisierung der entsprechenden Informationen zum Besprechungsteilnehmer verwendet. Nachfolgend werden die möglichen Besprechungsantworten beschrieben:
| Code | Fallstatus |
|---|---|
| Accept | Der Teilnehmer wird als 'Angenommen' markiert, die Besprechung wird zum Anwendungskalender und zum E-Mail-Konto des Besprechungsteilnehmers hinzugefügt, zum Beispiel zu Microsoft Outlook oder einem funktional entsprechenden Produkt. |
| Decline | Der Teilnehmer wird als 'Abgelehnt' markiert. Die Markierung wird zwar im Anwendungskalender angezeigt, aber nicht im E-Mail-Konto des Teilnehmers. |
| Mark as Tentative | Der Teilnehmer wird als 'Vorläufig' markiert, die Besprechung wird zum Anwendungskalender und zum E-Mail-Konto des Besprechungsteilnehmers hinzugefügt, zum Beispiel zu Microsoft Outlook oder einem funktional entsprechenden Produkt. |
Sobald von der Batch für Besprechungsantworten eine der oben aufgeführten Aktionen ausgeführt wurde, werden alle verarbeiteten Antworten auf die Besprechungsanforderung gelöscht. Auch ungültig gemachte Nachrichten werden gelöscht, falls dies so konfiguriert wurde.