Bei den meisten bedarfsabhängigen Programmen muss der Kunde, um Leistungen beziehen zu können, einen Antrag stellen, in dem er Angaben zur Person, zu seinem Einkommen, seinen Ausgaben, seiner Beschäftigung, seiner Ausbildung usw. machen muss. Diese Angaben werden anschließend zur Feststellung der Anspruchsberechtigung für Programme herangezogen.
Nachdem ein Antrag eingereicht wurde, durchläuft dieser eine Reihe von Bearbeitungsschritten, die je nach Behörde und Programm entweder manuell vom Bearbeiter oder automatisch vom System ausgeführt werden. In diesen Prozess sind sowohl der Antragssachbearbeiter als auch der Berechtigungssachbearbeiter eingebunden. Je nach Organisationsstruktur innerhalb der Behörde handelt es sich bei dem Antragssachbearbeiter in der Regel um die Person, die für die Erfassung und Überprüfung der im Antrag gemachten Angaben zuständig ist. Wenn der Antrag vollständig ist, wird er an den Berechtigungssachbearbeiter weitergeleitet, der die Anspruchsberechtigung prüft und ggf. die Leistungen genehmigt.