Zweck eines Anhörungsfalls ist die Verwaltung von Anhörungen, bei denen ein Widerspruch gegen die Entscheidung zu einem abgelehnten Programmantrag, Produktbereitstellungsfall, Problemfall, früheren Widerspruch oder einer Kombination davon verhandelt wird. Eine Anhörung wird geplant, um eine Lösung in Bezug auf die Entscheidungen zu finden, die den oder die Beschwerdeführer des Widerspruchs betreffen. Diese Anhörungen werden von der Organisation durchgeführt und durch einen Anhörungsbeauftragten geleitet, der an der ursprünglichen, widersprochenen Entscheidung nicht beteiligt war. Anhörungsfälle bieten dem Beschwerdeführer und dem Beschwerdegegner Gelegenheit, ihren Standpunkt in einer Anhörung darzulegen, die von einem bei der Organisation beschäftigten Anhörungsbeauftragten geleitet wird. Dies ermöglicht dem Beschwerdeführer, mehr Informationen vorzulegen und bei Bedarf andere Fallbeteiligte zur Bezeugung der eigenen Ausführungen heranzuziehen.
Anhörungen können mündlich oder schriftlich erfolgen. Eine mündliche Anhörung ist eine Anhörung, die am Standort einer Organisation, telefonisch oder am Wohnort eines Beschwerdeführers stattfindet. Es können beliebig viele Fallbeteiligte und Benutzer an einer mündlichen Anhörung teilnehmen. Eine Anhörung kann per Telefon, am Standort, am Wohnort oder schriftlich erfolgen, wenn es nur einen Beschwerdeführer für den Widerspruch des Typs "Anhörungsfall" gibt. Gibt es mehrere Beschwerdeführer, kann die Anhörung am Organisationsstandort oder schriftlich erfolgen.
Der Anhörungsbeauftragte ist dafür verantwortlich, eine oder mehrere Entscheidungen zu den bei der Anhörung vorgetragenen Problemen zu treffen. Eine schriftliche Anhörung ist eine Anhörung, bei der der Anhörungsbeauftragte allein auf Basis der von den Fallbeteiligten übermittelten Angaben und Erklärungen eine Entscheidung trifft. In dieser Situation gibt es keine mündliche Anhörung, an der die Beteiligten teilnehmen müssen.
Abgesehen von schriftlichen Anhörungen werden Beteiligte automatisch zu allen sonstigen Anhörungen eingeladen, die für einen Widerspruchsfall geplant sind. Die entsprechende Mitteilung wird automatisch erstellt, um die Beteiligten über die geplante Anhörung in Kenntnis zu setzen.