In der Vergangenheit nutzten Fallbearbeiter Kontaktprotokolle (auch als Aufzeichnungen, Kontakt- oder Fallnotizen bezeichnet), um folgende Punkte detailliert zu dokumentieren:
Das Kontaktprotokoll ermöglicht es dem Fallbearbeiter, Details von Ereignissen, Interviews und/oder Besprechungen zeitnah zu erfassen, sodass die Beschreibungen dieser Ereignisse nicht durch spätere Ereignisse beeinflusst werden. Die einzelnen Bearbeiter haben abhängig von ihrer Einbeziehung in den Fall/die Situation des Kindes und ihres Sicherheits- oder Anmeldeprofils Zugriff auf ein bestimmtes Kontaktprotokoll. Cúram stellt die Möglichkeit bereit, gesondert festzuhalten, wer ein Interview geführt hat und wer den Eintrag in das System aufgenommen hat, ebenso wie Datum und Uhrzeit dieses Eintrags.
Fallbearbeiter können auch Interaktionen mit anderen Familienmitgliedern, zusätzlichen Kontaktpersonen und anderen wichtigen Parteien dokumentieren. CCS unterstützt den Prozess der Aufzeichnung einzelner Kontaktdetails, das Anhängen von mit dem Fall verbundenen Dokumenten, Fotos oder Sprachaufzeichnungen, das Aktualisieren von Kontakten durch die Ergänzung bestehender Kontaktdatensätze und die Anzeige eines bestimmten Satzes von Kontaktprotokollen in Form einer Übersichtsliste oder einer detaillierten Darstellung.
Im Bereich der Kinderfürsorge ist es äußerst wichtig, die Interaktionen zwischen einem Kind und dem Fallbearbeiter zu dokumentieren. Fallbearbeiter müssen alle Kontakte innerhalb bestimmter Zeitrahmen abschließen und dokumentieren, die durch die Richtlinien der Behörde vorgeschrieben werden. In CCS können die Zeitrahmen für vorgeschriebene Kontakte im Rahmen der Administration entsprechend den Richtlinien der Organisation konfiguriert werden. Solche Zeitrahmen können beispielsweise in Bezug darauf festgelegt sein, wie schnell ein Untersuchender persönlichen Kontakt mit einem Kind aufnehmen muss oder wie häufig ein Fallbearbeiter Kontakt mit einem Kind haben muss, das in einer Pflegestelle untergebracht ist. Demnächst bevorstehende Kontakte und überfällige Kontakte werden für den Fallbearbeiter angezeigt.
Die Dokumentation in Kontaktprotokollen ist eine übliche Fallaktivität, und die Kontaktprotokolle für einen einzigen Fall können recht umfangreich werden. Zwei beträchtliche Vorteile dieses Systems sind die Berichterstattung und die Suchmöglichkeiten. Der Fallbearbeiter hat die Möglichkeit, rasch nach einem bestimmten Satz von Kontaktprotokollen zu suchen, um einen ganz bestimmten Typ von Information zu finden. Die Suchkriterien, wie Teilnehmer, Ort, Kontaktmethode und Datumsbereich, können verwendet werden, um nach einem Kontaktprotokoll zu suchen.
Die Zeitrahmen, mit denen festgelegt wird, wann der Kontakt mit einer Familie oder einem Kind stattfinden soll, sowie die Art des Kontakts (z. B. persönlich oder telefonisch) variiert je nach Behörde und ist richtlinienabhängig. Beispielsweise kann mit dem Zeitrahmen festgelegt werden, wie schnell ein Untersuchungsmitarbeiter Kontakt mit einem Kind aufnehmen muss, das mutmaßlich Opfer von Misshandlung oder Vernachlässigung ist. Darüber hinaus gelten in Abhängigkeit der Richtlinie der Organisation bestimmte Zeitrahmen für die Besuche von Fallbearbeitern bei Kindern, die außerhalb des Elternhauses untergebracht sind. Es können Faktoren wie die Art und Häufigkeit des Kontakts für die einzelnen Arten von Fällen, Unterbringungen und Dienstleistungsangeboten konfiguriert werden.
Ein wichtiger Aspekt für die täglichen Aufgaben von Fallbearbeitern sind Informationen zu anstehenden und überfälligen Kontakten. Wie bereits erläutert, werden solche Informationen daher in Form von Pods auf den Startseiten von Untersuchungsmitarbeitern und Fallbearbeitern bereitgestellt. Zu diesen Informationen zählen die Angabe der verbleibenden Zeit bis zur Überfälligkeit eines Kontakts und die Auflistung überfälliger Kontakte. Auf diese Weise kann der Bearbeiter die Kontakte anhand ihrer Dringlichkeit priorisieren und Aktivitäten einfach abschließen, ohne durch die gesamte Fallstruktur navigieren zu müssen.