Die Organisation kommuniziert auf verschiedene Arten mit externen Personen und Geschäftspartnern. Vier Kommunikationskategorien werden unterstützt: erfasste Kommunikationen, E-Mail-, Proforma- und Microsoft Word-Kommunikationen. Jede Kategorie bezeichnet eine eindeutige Art und Weise der Kommunikation der Organisation mit außen stehenden Parteien.
Die Kategorien der E-Mail-, Proforma- und Microsoft Word-Kommunikationen werden zum Versenden von Kommunikationen verwendet. Die Kategorie der erfassten Kommunikationen wird zum Erfassen von Informationen über Kommunikationen verwendet, die außerhalb des Systems versendet oder von der Organisation empfangen wurden. Die folgenden Teilabschnitte enthalten weitere Informationen zu diesen Kategorien.