Proformakommunikationen sind standardisierte Kommunikationen, die aus XSL-Formatvorlagen erstellt und als Proformavorlagen gespeichert werden. (Proformavorlagen werden im nächsten Kapitel behandelt.) Diese Kommunikationen werden zum Versenden von Massenkommunikationen per Batchverarbeitung verwendet. Sie kommen insbesondere bei der Verbreitung von Kommunikationen zum Einsatz, die im Rahmen bestimmter Geschäftsprozesse erstellt werden. So können beispielsweise für alle neu registrierten Personen Briefe zur Registrierungsbestätigung innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums in großer Anzahl erstellt werden.
In der Regel ist bei Proformakommunikationen keine Bearbeitung durch einen Benutzer erforderlich. Diese Kommunikationen enthalten Standardtext sowie Variablen, die bei der Erstellung der Kommunikation mit vorhandenen Daten gefüllt werden. Zum Beispiel enthält ein Brief zur Registrierungsbestätigung einen standardisierten Text in Bezug auf die Registrierung und variable Informationen in Bezug auf die registrierte Partei, z. B. Name, Adresse und Registrierungsnummer.
For pro forma communications that are created automatically by the system as a result of either online or batch processing, the address information is populated with the primary address of the correspondent. If the end date of the primary address of the correspondent has passed, the system continues to select the primary address for the pro forma communication. Agencies may choose to implement their pro forma communications to obtain address information for the correspondent in a different manner if required.
Beim Erstellen einer Proformakommunikation wird die Vorlage mit den Daten zusammengeführt, und für die Kommunikation wird der Status "Gesendet" festgelegt. Es werden Informationen zur Version der Vorlage gespeichert, mit der die Kommunikation erstellt wurde. Dadurch kann dieselbe Kommunikation zu einem späteren Zeitpunkt erneut gedruckt werden. Geht beispielsweise der Brief zur Registrierungsbestätigung in der Post verloren, kann der Fallbearbeiter den ursprünglichen Brief heraussuchen und erneut versenden.
Proformakommunikationen können außerdem in ein Contentverwaltungssystem integriert werden, indem im Rahmen der Verwaltung Anwendungseigenschaften konfiguriert werden. Wenn eine Organisation Proformakommunikationen in ein Contentverwaltungssystem integriert, werden die erstellten Kommunikationen im Contentverwaltungssystem gespeichert. Eine Kommunikation wird aus dem Contentverwaltungssystem abgerufen, wenn die Kommunikation erneut gedruckt wird oder ein Benutzer eine Vorschau der Kommunikation anzeigt. Weitere Informationen zur Integration mit einem Contentverwaltungssystem enthält das Handbuch zu Interoperabilitätsservices für die Cúram- Contentverwaltung.
Proformakommunikationen können auch manuell von einem Benutzer angelegt werden. Während des manuellen Erstellungsprozesses werden dem Benutzer Vorlagen, die für den Beteiligten oder den Fall verfügbar sind, angezeigt. Weitere Informationen zum Filtern von Vorlagen finden Sie im nächsten Kapitel.
Die Kommunikationsmethode für Proformakommunikationen ist immer "Ausdruck", da diese Kommunikationen ausgedruckt und versendet werden. Proformakommunikationen können nicht an Kommunikationspartner übermittelt werden, die per Kommunikationsausnahme festgelegt haben, dass keine Post an ihre Adresse gesendet werden soll.