Die Personen und Geschäftspartner, mit denen die Organisation kommuniziert, werden als Kommunikationspartner bezeichnet. Zu diesen zählen Kunden, Arbeitgeber, Bearbeiter und öffentliche Repräsentanten.
Kommunikationspartner werden während der Erstellung einer Kommunikation ausgewählt. Der Kommunikationspartner kann aus den bereits registrierten Beteiligten ausgewählt oder neu hinzugefügt werden.
Das System ruft die Kommunikationsdetails für bereits im System registrierte Kommunikationspartner automatisch ab. Im Falle von schriftlichen Kommunikationen ruft das System die Postadresse, bei Anrufen die Telefonnummer, bei E-Mail-Nachrichten die E-Mail-Adresse ab.
Wird ein neuer Kommunikationspartner hinzugefügt, legt das System für diesen automatisch die Beteiligtenrolle "Repräsentant" an. Die für den Kommunikationspartner gespeicherten Informationen werden auch als Informationen über den neuen Repräsentanten gespeichert. Das Erstellen eines Repräsentanten ermöglicht es, bei Bedarf auch für zukünftige Kommunikationen auf diese Informationen zuzugreifen.