Microsoft Word-Vorlagen werden zur Erstellung von Kommunikationen verwendet, bei denen es sich überwiegend um standardisierte Inhalte handelt. Dazu können Textpassagen gehören, die in allen aus dieser Vorlage erstellten Kommunikationen vorhanden sind, und Variablen, die mit Daten gefüllt werden.
Während der Erstellung einer Microsoft Word-Kommunikation werden Daten abgerufen, mit denen die Variablen in der Vorlage gefüllt werden. Zum Beispiel werden der tatsächliche Name und die tatsächliche Adresse des Kommunikationspartners für die jeweilige Variable abgerufen. Im Gegensatz zu Proformakommunikationen kann jeglicher Standardtext einschließlich der Daten von einem Geschäftsbenutzer geändert werden, solange die Kommunikation noch im Entwurfsmodus vorliegt. Sobald eine Microsoft Word-Kommunikation als gesendet markiert ist, sind keine Änderungen mehr möglich.