Zahlungen, Verbindlichkeiten und Zahlungseingänge sind die finanziellen Grundeinheiten. Eine Zahlung ist die Ausgabe von Finanzmitteln seitens der Organisation an einen Beteiligten. Zahlungen werden an Beteiligte ausgegeben, die Anspruch auf ein Leistungsprodukt haben. Zum Beispiel kann es sich bei einer Zahlung um einen Scheck über 300 Euro handeln, der an einen berechtigten Empfänger von Leistungen aus der Arbeitslosenversicherung ausgegeben wird. Zahlungen werden auch für Beteiligte erstellt, denen die Organisation zu wenig ausbezahlt oder einen zu hohen Betrag in Rechnung gestellt hat. Wenn etwa die Person aus obigem Beispiel eine Zahlung über 325 Euro hätte erhalten sollen, wird eine Unterzahlung erstellt, um die zusätzlich fälligen 25 Euro auszuzahlen.
Eine Verbindlichkeit ist eine Forderung an einen Beteiligten nach Geldzahlungen an die Organisation. Verbindlichkeiten werden für Beteiligte ausgegeben, denen die Pflicht für ein Verbindlichkeitsprodukt obliegt. Zum Beispiel kann eine Verbindlichkeit eine Rechnung über 100 Euro sein, die an einen Arbeitgeber gesendet wird, der zur Zahlung von Arbeitgeberbeiträgen verpflichtet ist. Verbindlichkeiten werden auch für Beteiligte erstellt, wenn die Organisation dem Beteiligten einen zu hohen Betrag ausgezahlt oder einen zu geringen Betrag in Rechnung gestellt hat. Wenn etwa dem Arbeitgeber aus obigem Beispiel ein Betrag von 125 Euro hätte in Rechnung gestellt werden sollen, wird eine Unterzahlung erstellt, um die zusätzlich fälligen 25 Euro in Rechnung zu stellen.
Ein Zahlungseingang ist ein Geldbetrag, der von der Organisation empfangen und im System erfasst wird. Zahlungseingänge werden der Organisation in der Regel als Reaktion auf eine Rechnung übermittelt. Sie dienen also der Begleichung von Verbindlichkeiten. Im Gegensatz zu Zahlungen und Verbindlichkeiten werden Zahlungseingänge nicht im Rahmen der Fallverarbeitung erstellt. Stattdessen werden Sie im System entweder manuell von einem Benutzer oder über eine Batchverarbeitung erfasst, z. B. bei Sammelzahlungseingängen wie allen Zahlungseingängen per EZV von einer bestimmten Bank. Zahlungseingänge sind durch die Zuteilung des Zahlungseingangs aufgrund einer oder mehrerer offener Verbindlichkeiten mit den Finanzaufstellungen einer Person verbunden.