All or part of the unallocated amount of a payment received can be refunded to the person or employer from whom the payment was received. The amount will be refunded through the preferred method of payment that is defined for the client. For example, a payment of $100 was received from a client and $80 is subsequently allocated towards an outstanding liability. However, if there are no further outstanding liabilities for the client, the remaining unallocated amount of $20 can be issued back to the client. If the preferred payment method for the client is check, the system will generate a check payment of $20 for the client.
When the unallocated amount has been refunded, the unallocated amount for the payment received instruction will be updated and a refund instruction line item will be created to issue the payment to the client. An allocation line item is also created to link the refund payment to the original payment received instruction.
Bei einer von der Organisation gemeldeten Verbindlichkeit kann es sich unter Umständen nur um eine Schätzung des Betrags handeln, der einem Beteiligten in Rechnung zu stellen ist. Daher kann es sein, dass der Beteiligte der Organisation einen höheren Betrag als den in Rechnung gestellten Betrag überweist. Für solche Fälle kann ein Verbindlichkeitsprodukt eingerichtet werden, bei dem der überwiesene Betrag als zutreffender Betrag zum Ausgleich einer Verbindlichkeit interpretiert wird. In diesem Zusammenhang spricht man von Überzuteilung bei Verbindlichkeiten.
Beispielsweise erhält ein Arbeitgeber eine Rechnung für Arbeitgeberbeiträge in Höhe von 100 Euro. Der gleiche Arbeitgeber überweist eine Zahlung in Höhe von 120 Euro. Wenn für die betreffende Verbindlichkeit die Überzuteilungsoption aktiviert wurde, kann der gesamte Betrag von 120 Euro dem Anweisungsposten für die Verbindlichkeit zugeteilt werden. Für die Überzuteilung wird ein neuer Anweisungsposten in Höhe von 20 Euro erstellt. Diese 20 Euro werden als Gutschrift für den Verbindlichkeitsfall reserviert. Hierdurch kann eine Konsolidierung durchgeführt werden zwischen dem ursprünglich in Rechnung gestellten Betrag und dem Betrag, der hätte berechnet werden sollen, um festzustellen, ob der Überzahlungsbetrag auf weitere Verbindlichkeiten in Verbindung mit dem betreffenden Fall angewendet werden kann.
Um diesen reservierten Betrag weiteren Verbindlichkeiten des Falls zuteilen zu können, muss die Batchverarbeitung "Fallkonto abstimmen" ausgeführt werden. Bei dieser Batchverarbeitung wird zunächst die Reservierung des Gutschriftbetrags aufgehoben. Dann wird nach offenen Verbindlichkeiten für den Fall gesucht. Ist diese Suche erfolgreich, wird der Gutschriftbetrag diesen Verbindlichkeiten zugeteilt. Darüber hinaus verbleibende Gutschriftbeträge werden für die Zuteilung zu anderen Verbindlichkeitsfällen zur Verfügung gestellt, die für den jeweiligen Beteiligten gegenüber der Organisation ausgewiesen sind.
Wurde die Überzuteilungsoption für eine Verbindlichkeit nicht eingerichtet, darf die Gesamtzuteilung für eine Verbindlichkeit den Gesamtbetrag der Verbindlichkeit nicht überschreiten. Bei obigem Beispiel kann somit nur der Betrag von 100 Euro dem Anweisungsposten für die Verbindlichkeit zugeteilt werden. Wenn mehrere Zuteilungen in Bezug auf den Anweisungsposten einer Verbindlichkeit vorgenommen werden, darf die Summe der Zuteilungen den Gesamtbetrag der Verbindlichkeit nicht überschreiten (100 Euro im Beispiel oben).
Die Verarbeitung der Überzuteilung für Verbindlichkeitsprodukte wird im Rahmen der Finanzadministration eingerichtet.