Identifizierungsdatensätze werden verwendet, um verschiedene Arten der Identifikation von Beteiligten zu speichern, wie etwa Reisepassnummern oder Sozialversicherungsnummern. Organisationen verwenden in der Regel Identifizierungsdatensätze, um Beteiligte zu identifizieren und zu suchen.
Wenn bei der Registrierung einer Person oder eines Anwärters keine Identifizierungsreferenz eingegeben wird, generiert das System automatisch einen Datensatz für Identifikationsangaben mit Referenznummer. Eine Person bzw. ein Anwärter kann bei den meisten Typen von Identifikation über mehrere Instanzen verfügen; jedoch ist zu jedem Zeitpunkt immer nur jeweils eine einzige Sozialversicherungsnummer und eine einzige Medical Card-Nummer zulässig.Anhand von Start- und Enddaten ('Von' bzw. 'Bis') wird der Gültigkeitszeitraum der entsprechenden Identifikation eingetragen. Eine Person könnte beispielsweise über die doppelte Staatsbürgerschaft verfügen und daher zwei gültige Reisepässe besitzen, die jeweils Ablaufdaten haben. Wenn die Person beide Reisepässe verlängert, kann der Benutzer für beide Identifizierungsdatensätze einfach für 'Bis' die Datumsangaben entsprechend aktualisieren. Wenn diese Person der Organisation mitteilt, dass beim Ausfüllen eines Online-Antrags für Leistungen versehentlich die falsche Passnummer angegeben wurde, kann der Benutzer den relevanten Identifizierungsdatensatz suchen und in Form einer Korrektur aktualisieren. Da sich Identifikationsreferenzen im Laufe der Zeit nicht ändern, sind Folgesätze, d. h. sukzessiv gültige Änderungen, nicht zulässig.
Die aus einem anderen Fall mit dem Broker bereitgestellten Identifizierungsdatensätze werden automatisch verarbeitet. Hierzu prüft das System den eingehenden Datensatz, um zu ermitteln, ob das System den Identifizierungsdatensatz wie einen neuen Datensatz behandeln soll, ob ein vorhandener Identifizierungsdatensatz geändert werden muss oder ob der Identifizierungsdatensatz als Duplikat eines bereits gespeicherten Identifizierungsdatensatzes gilt. Wenn der Identifizierungsdatensatz als Duplikat angesehen wird (da alle Attribute für den Datensatz mit einem bereits vorhandenen Datensatz übereinstimmen), wird keine Aktualisierung vorgenommen.
Um zu bestimmen, ob ein neuer Datensatz hinzugefügt werden muss oder Änderungen an einem bereits vorhandenen Datensatz vorgenommen werden müssen, überprüft das System anhand eines Vergleichs der Attribute für die ID-Referenz und den Typ, ob ein logisch identischer Datensatz vorhanden ist. Wenn die Attribute übereinstimmen, aktualisiert das System dann den vorhandenen gespeicherten Datensatz mit den Details des eingehenden Datensatzes (sofern der eingehende Datensatz das aktuellere Eingangsdatum aufweist). Wenn es bei den Attributen keinerlei Übereinstimmungen gibt, fügt das System diesen Datensatz als neuen Identifizierungsdatensatz hinzu.