Beteiligte können verschiedene Rollen bei der Fertigstellung eines Workflows spielen. So kann es beispielsweise für eine Aktivität notwendig sein, dass Informationen an einen bestimmten Benutzer übergeben werden. Ein wichtiger Aspekt bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen besteht in der Fähigkeit, die Zuteilung von Arbeit zu den für die Arbeitsdurchführung erforderlichen Ressourcen zu verwalten. Manuelle Aktivitäten können beispielsweise Benutzern (oder Gruppen von Benutzern), die zu der Ausführung dieser Aktivität beitragen, zugewiesen werden. Entscheidungsaktivitäten können Benutzern zugewiesen werden, die für das Beantworten einer bestimmten Frage verantwortlich sind.
Das Identifizieren von Workflowbeteiligten ist hilfreich beim Bestimmen der Benutzer, die möglicherweise Ziele der Aktivitäten und Aktivitätsbenachrichtigungen sind. Als Teil der Workflows kann es außerdem erforderlich sein, mit Beteiligten zu kommunizieren, die keine Benutzer sind. Das Identifizieren dieser Beteiligten ist der erste Schritt beim Suchen von Kommunikationswegen mit ihnen als Teil des Workflows.
Die Beteiligten im Prozess "Fall schließen" werden wie folgt identifiziert: