Der erste Schritt beim Entwerfen eines Workflows besteht im Auswählen und Analysieren des Geschäftsprozesses. Dabei sind die oben aufgeführten Aspekte zu berücksichtigen. Dies gilt auch für alle weiteren Aspekte, die die Organisation für ihre Workflowentwickler definiert. Ein Beispiel für einen Geschäftsprozess, mit dem eine mögliche Umsetzung dieses Vorgang veranschaulicht wird, ist der Geschäftsprozess Fall schließen.
Auf übergeordneter Ebene schließt ein Geschäftsprozess "Fall schließen" einen Fall und die mit ihm verknüpften Datensätze, einschließlich der zugehörigen Fallprüfungen, Fallüberweisungen und offenen Fallereignisse. Für Dienstleister wird für jede Fallüberweisung eine Abschlusskommunikation gedruckt. Auch für den Hauptbeteiligten des Falls wird eine Abschlusskommunikation gedruckt. Die Fall-ID bzw. Fallkennung (caseID) des zu schließenden Falls ist Bestandteil der zum Ausführen dieses Geschäftsprozesses erforderlichen Daten.
Auf untergeordneter Ebene beginnt dieser Geschäftsprozess mit einer Reihe von Schritten, die das Überprüfen der Fallsicherheit und der Fallprüfungen, das Aktualisieren des Status der Übersicht auf "Geschlossen" und das Setzen des Enddatums für den Fallstatus auf das aktuelle Datum umfassen. Anschließend werden drei neue Datensätze eingefügt: ein Fallstatusbericht, ein Fallabschlussbericht und ein Fallereignisbericht. Alle diese Schritte können als wesentlich für den Geschäftsprozess "Fall schließen" identifiziert werden. Beachten Sie jedoch, dass bei einem Fehlen eines dieser Schritte entweder die Datenintegrität des Falls beeinträchtigt würde oder die Rückverfolgbarkeit bei dem Versuch, den Fall zu schließen, unvollständig wäre. Da alle diese Schritte erforderlich sind, bei einem Fehlschlagen des Workflows jedoch schwierig zu implementieren wären, sollten sie nicht in den Workflowprozess verschoben werden.
Der nächste Schritt im Geschäftsprozessbeispiel "Fall schließen" besteht in der Neubewertung des Falls. Damit werden sämtliche Über- oder Unterzahlungen identifiziert. Somit ist dieser Schritt wesentlich für den Geschäftsprozess, da der Fall nicht geschlossen werden sollte, wenn Über- oder Unterzahlungen gefunden werden. Daher sollte dieser Schritt nicht in den Workflow aufgenommen werden.
Wenn die Neubewertung zu einer Über- oder Unterzahlung führt, wird der Falleigentümer darüber benachrichtigt, sofern der Falleigentümer nicht der Benutzer ist, der den Fall schließt. Da dieser Schritt eine auf einer Bedingung basierende Benachrichtigung enthält, ist dieser Schritt als Teil des Workflows zum Schließen des Falls möglicherweise konfigurierbar.
Wenn die Neubewertung zu keiner Über- oder Unterzahlung führt, wird der Prozess zum Schließen des Falls fortgesetzt. Das System überprüft, ob aktive Fallprüfungen vorhanden sind, und bricht diese ab, während es die Fallprüfer benachrichtigt. Das System überprüft, ob Fallreaktivierungsereignisse für den Fall vorhanden sind, und schließt diese Ereignisse. Das System überprüft, ob aktive Fallüberweisungen vorhanden sind, bricht diese ab und erzeugt eine Kommunikation mit den von den abgebrochenen Überweisungen betroffenen Dienstleistern. Für den Hauptbeteiligten des Falls druckt das System außerdem eine Abschlusskommunikation. Alle diese Schritte können Teil des Workflows sein, und es können, wo erforderlich, Benachrichtigungen definiert werden.
Beachten Sie, dass die Kommunikationen für die Dienstleister und die Abschlusskommunikation für den Hauptbeteiligten manuell in einen Umschlag gesteckt und an den jeweiligen Empfänger der Kommunikation gesendet werden müssen. Dies ist ein zusätzlicher Schritt, der möglicherweise zum Prozess "Fall schließen" hinzugefügt werden muss und eine manuelle Aktivität erfordern würde.
Der letzte Schritt im Geschäftsprozess "Fall abschließen" besteht darin, zu bestimmen, ob der Falleigentümer über das Abschließen des Falls benachrichtigt werden muss. Dies erfolgt nur, wenn der den Fall schließende Benutzer nicht gleichzeitig der Falleigentümer ist. Dieser Schritt kann ebenfalls in den Workflow eingefügt werden, und die entsprechenden Benachrichtigungen lassen sich definieren.
Daraus wird ersichtlich, dass sieben Schritte in den Workflow eingefügt werden müssen. Bei einigen dieser Schritte sind Benachrichtigungen erforderlich. Darüber hinaus sind Fall- und Neubewertungsdaten erforderlich.