Fonds werden durch ihren aktiven Zeitraum, ihre Geschäftsjahrverknüpfung sowie ihre Produkt- und Dienstverknüpfungen definiert. Der aktive Zeitraum eines Fonds wird durch ein Start- sowie ein Enddatum definiert. Beträge aus dem Fonds können vom Start- bis zum Enddatum für Kunden verpflichtet werden.
Geschäftsjahre sind Zeiträume, die zur Nachverfolgung von Budgets für Fondsgeschäftsjahre dienen. Die Verknüpfung von Geschäftsjahren und Fonds erfolgt, um gezielte Budgets für einen überschaubaren Zeitraum festzulegen, d. h. normalerweise ein Geschäftsjahr. Ein Geschäftsjahr kann mit einem Fonds verknüpft werden, sofern der aktive Zeitraum des Geschäftsjahrs in den aktiven Zeitraum des Fonds fällt.
Ein Posten für ein Fondsgeschäftsjahr enthält Details zu Geldern, die aus einer Finanzierungsquelle für einen Fonds in einem bestimmten Geschäftsjahr zur Verfügung stehen. Mit einem Fondsgeschäftsjahr können mehrere Posten verknüpft sein. Jeder Posten enthält die ursprüngliche Budgetzuteilung für diese Finanzierungsquelle für einen bestimmten Zeitraum.
Wenn ein Posten für ein Fondsgeschäftsjahr mit einem Fondsgeschäftsjahr verknüpft wird, wird das Budget des Fondsgeschäftsjahres für dieses Geschäftsjahr festgelegt. Während des Fondsgeschäftsjahres wird automatisch eine mitlaufende Kalkulation der Budgetbeträge gepflegt. Ausgewiesen werden der ursprünglich budgetierten Betrag, die für Kunden verpflichteten Beträge sowie der verbleibende Budgetbetrag (ursprünglicher Betrag minus verpflichtete Beträge).
Die Verknüpfung von Produkten und Diensten mit Fonds ermöglicht die Verpflichtung von Fondsmitteln für Kunden, die Leistungsempfänger dieser Produkte oder Dienste sind. Beispielsweise kann ein Kunde, der Anspruch auf Kinderbetreuungsdienste hat, Mittel zur Finanzierung dieser Dienste aus dem Kinderbetreuungsfonds erhalten.