Mit der Import- und Exportfunktion können Prozessentwickler Prozessdefinitionen wie gewünscht verschieben. Beispielsweise kann eine Prozessdefinition im Entwicklungssystem erstellt und erst dann in ein Produktionssystem verschoben werden, wenn sie erfolgreich getestet wurde.
Beim Export eines Prozesses werden die Prozessmetadaten in das Dateisystem exportiert. Diese Metadaten können dann mithilfe der Option zum Importieren von Prozessen des Prozessdefinitionstools importiert werden. Ein auf diese Weise importierter Prozess erhält die höchste verfügbare Versionsnummer und wird beim Import ungeachtet seines Status "Freigegeben" in einen nicht freigegebenen Status versetzt. Dadurch wird sichergestellt, dass importierte Prozessdefinitionen denselben Freigabevalidierungen unterzogen werden wie andere lokal entwickelte Definitionen. Beim Import ist eine Überschreibungsoption verfügbar, damit alle vorhandenen nicht freigegebenen Versionen des Prozesses mit der importierten Version überschrieben werden können.
Es kann Situationen geben, in denen sich eine Prozessdefinition nur leicht von einer anderen Definition im Workflowsystem unterscheidet. Es steht eine Option zum Kopieren zur Verfügung, mit der bei Bedarf ein vorhandener Prozess zu einem neuen Prozess kopiert werden kann. Der neue Prozess wird beim Kopieren mit der Version 1 immer in einen nicht freigegebenen Status versetzt, unabhängig vom Status des ursprünglichen Prozesses.