Para garantizar que los pagos y facturas puedan emitirse correctamente, se crea automáticamente un registro del candidato para el cliente principal. Los registros de candidato se pueden crear manualmente para cualquier participante en un caso, persona inscrita y empleador. Si es necesario, el registro de candidato también se puede crear para un participante que todavía no esté registrado en el sistema, lo que tendrá como resultado la creación de un tipo de participante "representante". Como parte del proceso de creación del candidato, el nuevo candidato debe estar registrado como corresponde.
Durante la creación del candidato, al menos debe haber registrado un patrón de entrega para el candidato. La organización utiliza el patrón de entrega para establecer el destino de los pagos y facturas. Por ejemplo, los pagos mediante cheque se envían a la dirección de un candidato. Los pagos EFT se transfieren a la cuenta bancaria de un candidato. También se registra la moneda del candidato. Si no se especifica ningún patrón de entrega, se asignará al candidato el patrón de entrega predeterminado del producto si existe uno. Si no se ha asignado ningún patrón de entrega predeterminado al producto, se asignará al candidato el primer patrón de entrega asignado al cliente principal del caso de entrega de producto.
Para establecer la mejor ubicación donde el candidato puede interactuar con la organización, se selecciona la oficina preferida del candidato de la lista de oficinas públicas de la organización. Para los nuevos candidatos también se registra su relación con el cliente principal. Algunos ejemplos de relaciones incluyen cónyuge, hermano y pariente más cercano. El sistema guarda automáticamente una relación de "uno mismo" cuando el cliente principal también es el candidato en el caso.
Cada vez que se coloca un participante en el rol de candidato, se crea automáticamente un rol de participante en un caso adicional "candidato" para el participante. Por ejemplo, si una persona tiene dos roles de participante, "cliente principal" y "candidato", ambos roles aparecen en la página de lista de participantes en un caso.
Cuando se crea un candidato, el estado del candidato es "activo". Tan solo los candidatos activos se pueden asignar a componentes de caso. Para obtener información sobre cómo asignar componentes de caso a candidatos, consulte Asignación de componentes de caso a candidatos.