La Herramienta de definición de flujos de trabajo (PDT, Process Definition Tool) se utiliza para definir flujos de trabajo. Una vez que se han definido los flujos de trabajo, existirán instancias de estos flujos de trabajo durante el tiempo de ejecución y por lo tanto es posible que estas instancias de flujo de trabajo requieran supervisión. Los usuarios de administración suelen encargarse de supervisar o mantener instancias de proceso de flujo de trabajo. Esto incluye buscar instancias de proceso de flujo de trabajo, ver información de instancia de proceso y supervisar los errores de instancia de proceso.