El primer paso en el diseño de flujo de trabajo es seleccionar y analizar el proceso de negocio teniendo en cuenta las consideraciones enumeradas más arriba, así como las demás consideraciones adicionales que define la organización para sus diseñadores de flujos de trabajo. Un ejemplo de un proceso de negocio que se utilizará para mostrar cómo se puede realizar esto es el proceso de negocio Cerrar caso.
En un nivel superior, el proceso de negocio Cerrar caso cierra un caso y los registros asociados del caso, incluidas las remisiones del caso y los sucesos de caso abierto. Para las remisiones de casos se imprime una comunicación de cierre para los suministradores de servicio. Se imprime también una comunicación de cierre para el cliente principal del caso. El identificador de caso (caseID) del caso que se va cerrar es un dato necesario para realizar este proceso de negocio.
En un nivel inferior, este proceso de negocio comienza con una serie de pasos que incluyen la comprobación de seguridad del caso y las validaciones, la actualización del estado de cabecera del caso a cerrado, el establecimiento del la fecha de finalización de estado del caso a la fecha actual. Hay tres registros nuevos insertados: un registro de estado de caso, un registro de cierre de caso y un registro de suceso de caso. Todos estos pasos se pueden identificar como intrínsecos al proceso de negocio Cerrar caso. Tenga en cuenta, no obstante, que sin alguno de estos pasos, la integridad de datos del caso se vería comprometida o la rastreabilidad del intento de cierre del caso sería incompleta. Como son necesarios todos estos pasos y serían difíciles de implementar en caso de que fallara el flujo de trabajo, estos pasos no se deben mover por tanto al proceso de flujo de trabajo.
El paso siguiente en el ejemplo de proceso de negocio de cierre de caso es la reevaluación del caso. Esto identifica los pagos en exceso o insuficientes, y como tal, es intrínseca al proceso de negocio, porque no se debe cerrar el caso si se encuentra algún pago en exceso o insuficiente. De este modo, no se debe incluir el paso en el flujo de trabajo.
Si la reevaluación da como resultado un pago en exceso o insuficinte, se notifica el propietario del caso el pago en exceso o insuficiente, siempre que el propietario del caso no sea el usuario que cierra el caso. Como este paso conlleva una notificación basándose en una condición, se puede configurar este paso como parte del flujo de trabajo del cierre del caso.
Si la reevaluación no da como resultado un pago en exceso o insuficiente, el proceso de cierre del caso continúa. El sistema comprueba si hay alguna revisión de caso activa y la cancela mientras se lo notifica a los revisores del caso. El sistema comprueba si hay sucesos de reactivación del caso en el caso y cierra estos sucesos. El sistema comprueba si hay alguna remisión de caso activa, la cancela y genera una comunicación a los suministradores de servicio que se ven afectados por las remisiones canceladas. El sistema imprime también una comunicación de cierre para el cliente principal del caso. Todos estos pasos pueden ser parte del flujo de trabajo, y donde sea pertienente, se pueden definir las notificaciones.
Recuerde que las comunicaciones para los suministradores de servicio y la comunicación de cierre para el cliente principal se deben poner manualmente en un sobre y enviarse a los destinatarios de la comunicación. Este es un paso adicional que es posible que se tenga que añadir al proceso de negocio de cierre del caso y requeriría una actividad manual.
El paso final del proceso de negocio de cierre del caso es determinar si hay que avisar al propietario del caso que se ha cerrado el caso. Esto solo se realiza si el usuario que cierra el caso no es el propietario del caso. Este paso se puede poner también en el flujo de trabajo y la notificación pertinente definida.
En resumen, parece que se deben incluir siete pasos en el flujo de trabajo. Algunos de estos pasos requerirán notificaciones. Además, son necesarios datos del caso y de reeevaluación.