Los fondos se definen de acuerdo con su propio periodo de actividad, sus asociaciones de año fiscal y sus asociaciones de productos y servicios. El periodo de actividad de un fondo se define mediante una fecha de inicio y una fecha de finalización. Desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización, se pueden obligar importes del fondo a clientes.
Los años fiscales son periodos utilizados para el seguimiento de presupuestos de año fiscal de los fondos. El objetivo de la asociación de años fiscales con presupuestos es establecer presupuestos orientados para un periodo de tiempo gestionable, normalmente un año fiscal. Un año fiscal se puede asociar a un fondo siempre que su periodo de actividad quede dentro del periodo de actividad del fondo.
Una línea de detalle de año fiscal de los fondos contiene detalles de fondos disponibles de una fuente de financiación de un determinado año fiscal. Un año fiscal de los fondos puede tener muchas líneas de detalle asociadas. Cada línea de detalle contiene la asignación de presupuesto inicial para la fuente de financiación en cuestión, para un periodo especificado.
Cuando se asocia una línea de detalle de año fiscal de los fondos con un año fiscal de los fondos, se establece el presupuesto del año fiscal de los fondos para dicho año fiscal. A lo largo del año fiscal, se mantiene automáticamente una cuenta de los importes de presupuesto, que incluye un registro del importe original presupuestado, el importe obligado a clientes y el presupuesto restante (original menos obligado).
La asociación de productos y servicios con fondos permite obligar fondos a los clientes que reciben productos y servicios. Por ejemplo, un cliente elegible para servicios de guardería puede recibir financiación para estos servicios a través del fondo de atención a la infancia.