La información de las carpetas de empresa social se puede proteger utilizando la confidencialidad. A todos los usuarios (tanto los de la agencia, como los que no son de la agencia) se les asigna un nivel de confidencialidad. Al asignar un nivel de confidencialidad a la información en la carpeta de empresa social, sólo aquellos usuarios cuyo nivel de confidencialidad es igual o mayor que el nivel de confidencialidad asignado pueden acceder a la información. La información confidencial de las carpetas de empresa social se marca con asteriscos. Por ejemplo, se puede asignar a un archivo adjunto de la carpeta de empresa social un nivel de confidencialidad de tres; sólo los usuarios con un nivel de confidencialidad de tres o más pueden ver el archivo adjunto, de lo contrario, todas las referencias al archivo adjunto se marcan con asteriscos.
Las opciones de configuración están disponibles para determinar si la información confidencial se va a poder visualizar, si hay componentes que pertenecen a varios clientes. Por ejemplo, la confidencialidad de un incidente se puede establecer en un nivel igual o inferior que la confidencialidad del usuario, o igual o mayor que el cliente de la carpeta de empresa social con la confidencialidad superior. Los siguientes componentes de la carpeta de empresa social se pueden proteger utilizando la confidencialidad:
| Función de la SEF | Descripción de la confidencialidad |
|---|---|
| Archivos adjuntos | Al crear un archivo adjunto, un usuario sólo puede establecer la confidencialidad en un nivel igual o inferior a su propio nivel de confidencialidad. Sólo los usuarios con el nivel de confidencialidad mayor o igual al nivel de confidencialidad asignado pueden ver el archivo adjunto. |
| Reuniones | Al crear reuniones, un usuario no puede invitar a clientes o participantes en un caso a la reunión, a menos que la confidencialidad del usuario sea igual o mayor que la confidencialidad del cliente o el participante en un caso. |
| Caso | La confidencialidad del caso se establece antes de que se añada el caso a la carpeta de empresa social y se deriva de la confidencialidad del cliente principal. Esto también se aplica a los casos externos recuperados utilizando el CPI. Sólo los usuarios con el nivel de confidencialidad mayor o igual al del caso podrán ver la información de un caso. |
| Clientes | La confidencialidad del cliente se establece antes de que se añada a la carpeta de empresa social y se basa en el nivel de confidencialidad del participante de la persona. Esto también se aplica a las personas externas recuperadas utilizando el CPI. Sólo los usuarios con un nivel de confidencialidad mayor o igual al del cliente podrán ver la información respecto al cliente. |
| Comunicaciones | Al crear una comunicación, un usuario sólo puede establecer el nivel de confidencialidad en un nivel igual o inferior a la confidencialidad del usuario y que sea igual o mayor que la confidencialidad del corresponsal de la comunicación. |
| Discusiones | Los usuarios que crean una discusión, un usuario no puede establecer la confidencialidad de la discusión en un valor que sea mayor que el suyo propio. Cuando se publican discusiones, el sistema compara la confidencialidad de la discusión con la confidencialidad de los miembros de equipo multidisciplinar. Sólo aquellos miembros cuya confidencialidad es igual o mayor que la confidencialidad de la discusión se añadirán como observadores. |
| Incidentes | Al crear un incidente, un usuario sólo puede establecer la confidencialidad en un nivel igual o inferior a la confidencialidad del usuario y en un nivel igual o superior a la confidencialidad del cliente afectado con la confidencialidad superior. Los usuarios pueden ver los incidentes, sólo si pasan la comprobación de confidencialidad para todos los clientes afectados. |
| Actas de reunión | Los usuarios pueden acceder a las actas de reunión siempre que pasen la comprobación de confidencialidad para, como mínimo, un participante en un caso en las actas de reunión. Al registrar actas de reunión, los usuarios no pueden establecer la confidencialidad de las actas de reunión registradas en un nivel mayor que el suyo propio, o en un nivel menor al del cliente (invitado a la reunión) con la confidencialidad menor. |
| Notas | Al crear una nota, un usuario sólo puede establecer la confidencialidad en un nivel igual o menor a su propio nivel de confidencialidad. Sólo los usuarios con un nivel de confidencialidad mayor o igual al nivel de confidencialidad asignado pueden ver la nota. |
| Carpetas de empresa social relacionadas | Para crear relaciones entre carpetas de empresa social, un usuario debe tener una confidencialidad del cliente o del caso con la confidencialidad inferior en cualquier de las carpetas de empresa social relacionadas. |
| Historial de transacciones | Las transacciones creadas como resultado del proceso de confidencialidad no las podrán ver los usuarios que no tengan el nivel de confidencialidad necesario. |