El asistente Registrar Actas de reunión ayuda a los usuarios a capturar los detalles de una reunión y enviar las actas de reunión a los asistentes y a otras partes interesadas. Todos los pasos del asistente son opcionales, lo que proporciona un enfoque flexible a la captura de información clave. Este asistente Registrar Actas de reunión también soporta las actas de trabajo en progreso, lo que permite que toda la información se registre toda de golpe o durante un periodo de tiempo. Se puede capturar la siguiente información de la reunión:
- Detalles de la reunión
- Esto incluye el asunto de la reunión, la ubicación, la fecha/hora de inicio y de finalización, así como el nombre de la persona que ha organizado la reunión y el orden del día de la reunión. Cualquier información especificada como parte de la planificación de la reunión llenará previamente los detalles de la reunión.
- Notas y decisiones de la reunión
- Las notas y decisiones de la reunión se pueden registrar en un formato de texto enriquecido. Éstos son pasos separados del asistente de la reunión.
- Asistencia a la reunión
- Los invitados a la reunión se pueden añadir a la lista de asistentes a la reunión.
Los invitados adicionales se pueden añadir, junto con sus direcciones de correo electrónico, para que se les puedan enviar las actas.
- Acciones de reunión
- Cualquier acción de reunión decidida se puede añadir a las actas de reunión junto con la persona responsable de la acción y la fecha de vencimiento antes de la cual se debe completar. Se crea una tarea en un segundo plano para rastrear el progreso y se puede ver desde la bandeja de entrada de un usuario interno y la lista de acciones de usuario externo.
- Archivos de la reunión
- Se pueden adjuntar archivos a las actas de reunión. Se puede acceder a los archivos adjuntos visualizando las actas de reunión.
- Casos de la reunión
- Se pueden asociar uno o más casos a la reunión, si es pertinente.
- Resumen de la reunión
- Existe un resumen de la información de las actas de reunión registradas hasta la fecha.
Una vez que se han registrado las actas de reunión, el organizador de la reunión o el usuario que ha registrado las actas de reunión puede enviarlas a cualquier persona invitada a la reunión. De forma predeterminada, las actas de reunión se envían a través del correo electrónico en un documento PDF adjunto, por lo tanto las direcciones de correo electrónico son necesarias. Se visualiza información cuando se envían actas y falta una o más direcciones de correo electrónico o no es válida.
Las actas se pueden enviar varias veces y se mantiene un registro del historial de las actas enviadas. Cada vez que se envía una versión de las actas de reunión, las actas de reunión tienen una base de referencia. Esto permite a los usuarios ver las actas reales como si estuvieran en el momento del envío.