Les agences doivent configurer une planification pour le processus de traitement par lots de réponse aux réunions. Lors de son exécution, le processus de traitement par lots se connecte au serveur de messagerie en utilisant les paramètres configurés : nom d'utilisateur, mot de passe et dossier sur le serveur de messagerie. Le processus de traitement par lots traite ensuite chaque message reçu sur le serveur de messagerie en analysant le message et en recherchant les messages de type 'réponse'.
Chacun des courriers électroniques "réponse" dispose d'une pièce jointe iCalendar. Le processus de traitement par lots de réponse aux réunions utilise les informations de la pièce jointe pour mettre à jour les informations de participation à la réunion. Description des réponses potentielles aux réunions :
| Code | Statut du dossier |
|---|---|
| Accepter | Le participant est marqué comme accepté. La réunion est ajoutée au calendrier de l'application et au compte de messagerie du participant à la réunion, par ex. Microsoft Outlook ou équivalent. |
| Décliner | Le participant est marqué comme ayant décliné la demande. La réunion apparaît toujours dans le calendrier de l'application, mais pas dans le compte de messagerie électronique du participant. |
| Marquer comme accepté provisoirement | Le participant est marqué comme ayant accepté provisoirement la demande. La réunion est ajoutée au calendrier de l'application et au compte de messagerie du participant, par exemple Microsoft Outlook ou équivalent. |
Une fois que le processus de traitement par lots de réponse aux réunions a réalisé l'une des actions ci-dessus, il supprime la réponse traitée. Il supprimera également les messages non valides, s'il est configuré pour le faire.