Chaque fois qu'une déclaration d'audience est enregistrée dans le système, ce dernier détermine s'il existe ou non suffisamment de temps pour l'envoyer aux participants au dossier. Si tel est le cas, le système génère une correspondance de déclaration d'audience. Cette correspondance n'est générée que pour les types d'appels audience et appels de revue d'audience.
Une correspondance de déclaration d'appel d'audience est une lettre d'accompagnement basée sur un modèle pour les déclarations d'audience envoyées à tous les participants au dossier. Une copie n'est pas envoyée au participant qui a soumis la déclaration. Une copie de la déclaration est envoyée à tous les autres participants au dossier d'appel. Si la déclaration est soumise par un témoin d'audience, une copie n'est pas envoyée au participant au nom duquel le témoin a été appelé, mais une copie sera envoyée à tous les autres participants au dossier.
Les informations suivantes sont incluses dans la correspondance de déclaration de dossier d'audience :