Historiquement, les assistants sociaux ont utilisé des journaux de contacts (également appelés enregistrements, contacts ou notes du dossier) pour détailler et documenter :
Le journal de contacts donne à un assistant social la possibilité de saisir les détails d'événements, entretiens et / ou réunions de façon opportune afin que les descriptions de ces événements ne soient pas influencées par des événements postérieurs. La possibilité d'accéder à un journal de contacts est accessible aux travailleurs, en fonction de leur implication dans le dossier / avec l'enfant et leur profil de sécurité ou de connexion. Cúram offre la possibilité d'identifier séparément les personnes ayant mené les entretiens et celles ayant enregistré le dossier dans le système, ainsi que la date et l'heure de cet enregistrement.
Les assistants sociaux peuvent également documenter les interactions avec d'autres membres de la famille, personnes liées au dossier ou importantes pour le dossier. CCS prend en charge le processus d'enregistrement des détails des contacts individuels, le processus d'ajout de documents, photos ou enregistrements vocaux liés, le processus de mise à jour des enregistrements de contacts en modifiant un enregistrement existant, et le processus d'affichage d'un ensemble de journaux de contacts sous forme de résumé ou sous forme détaillée.
Pour le bien-être des enfants, il est crucial de documenter les interactions entre l'enfant et l'assistant social. Les assistants sociaux doivent compléter et documenter les contacts dans les délais établis par les règles de l'agence. CCS permet de définir de façon administrative les délais de mise à jour des contacts en accord avec les règles de l'agence. Par exemple, les délais peuvent concerner la durée des entretiens face à face entre l'enquêteur et l'enfant, ou la fréquence des contacts entre l'enquêteur et l'enfant placé en famille d'accueil. Les contacts à venir et en retard sont rappelés à l'assistant social.
La documentation des journaux de contacts est une activité fréquente, et le volume des journaux de contacts peut vite devenir imposant. Les deux avantages principaux sont : la création de rapport et la facilité des recherches. L'assistant social a la possibilité de chercher rapidement un ensemble de journaux de contacts afin de vérifier des informations bien précises. Les critères de recherche, tels que les participants, le lieu, la méthode de contact, et la plage de dates, peuvent être utilisés pour retrouver un journal de contacts.
Les délais définissant la fréquence des contacts avec l'enfant ou la famille, ainsi que les méthodes de contact (par exemple face à face ou par téléphone) diffèrent d'une agence à une autre, selon les politiques appliquées. Par exemple, le délai peut définir la fréquence à laquelle un enquêteur doit contacter un enfant présumé victime de maltraitance ou négligence. En outre, la fréquence à laquelle un assistant social rend visite aux enfants hors de leur domicile diffère selon les enfants, et en fonction des règles de l'agence. Des facteurs, tels que la méthode et la fréquence des contacts, nécessaires pour chaque type de dossier, type de placement et offre de services, sont configurables.
Les informations relatives aux contacts à venir et en retard font partie intégrante des tâches quotidiennes de l'assistant social. C'est pourquoi, comme expliqué précédemment, ces informations sont présentées en capsules sur la page d'accueil de l'enquêteur et de l'assistant social. Elles comprennent les données relatives à la durée qui doit s'écouler avant qu'un contact soit considéré comme en retard, ainsi que les contacts qui sont considérés en retard. Ces informations permettent à l'assistant social d'établir des priorités entre les contacts qu'ils doivent rencontrer, et de visualiser les activités qu'ils doivent effectuer, sans devoir naviguer dans toute la solution.