Les communications Microsoft Word sont basées sur un modèle créé et géré dans Microsoft Word. Tous les modèles Microsoft Word sont associés à des participants ou à des dossiers. Lorsqu'un utilisateur crée une communication Microsoft Word pour un participant, la liste des modèles disponibles est filtrée de façon à ce que seuls les modèles associés aux participants apparaissent dans la liste. L'application est intégrée avec Microsoft Word, c'est-à-dire qu'elle ouvre et ferme le programme lorsque c'est nécessaire. Notez que les communications Microsoft Word ne sont pas transmises aux participants, qui disposent d'une exception de communication les empêchant de recevoir du courrier.
Les communications Microsoft Word peuvent également être intégrées à un système de gestion de contenu via la configuration des propriétés de gestion de l'application. Si une organisation choisit d'intégrer des pièces jointes à un système de gestion de contenu, le document Microsoft Word généré sera stocké puis récupéré depuis le système de gestion de contenu. Des informations sur la communication Microsoft Word peuvent également être stockées dans le système de gestion de contenu avec le document. Par exemple, le numéro de référence du dossier dans lequel la communication Microsoft Word a été créée ainsi que les informations sur le correspondant de la communication peuvent être stockés avec le document. Pour plus d'informations sur l'intégration à un système de gestion de contenu, voir Cúram System Configuration Guide et Cúram Content Management Interoperability Services Integration Guide.
Comme dans le cas des communications pro forma, la communication est toujours une copie papier. Contrairement aux communications pro forma, il est possible de personnaliser les communications Microsoft Word avant de les envoyer. Lorsqu'un utilisateur crée une communication Microsoft Word, l'application crée un document Microsoft Word en récupérant un texte depuis un modèle Microsoft Word, puis en ajoutant des informations supplémentaires à partir de l'application (par exemple : des informations sur le participant) à l'aide de caractères génériques définis dans le document. L'application met en évidence le texte qui a été renseigné dans le document. L'assistant social peut alors éditer le texte existant ou ajouter, si nécessaire, du nouveau contenu au document avant de sauvegarder et d'envoyer la communication Microsoft Word au correspondant.