Les communications Pro forma sont normalisées et générées à partir de feuilles de style XSL enregistrées sous forme de modèles pro forma. Les modèles pro forma sont traités dans le chapitre suivant. Ces communications servent à envoyer des communications en grand nombre au moyen d'un traitement par lots. Elles sont notamment utilisées pour diffuser des communications créées dans le cadre de processus métier spécifiques. Par exemple, des courriers d'accusé de réception d'enregistrement peuvent être créés en masse et envoyés à toutes les nouvelles personnes enregistrées au cours d'une période donnée.
Généralement, les communications pro forma n'ont pas à être modifiées par l'utilisateur. Elles sont constituées d'un texte standard et de variables qui seront renseignées à partir de données au moment de la création de la communication. Par exemple, un courrier d'accusé de réception d'enregistrement contiendra un texte normalisé ayant trait à l'enregistrement ainsi que des informations variables sur la personne enregistrée, telles que son nom, son adresse et son numéro d'enregistrement.
Dans le cas des communications pro forma créées automatiquement par le système à la suite d'un traitement en ligne ou par lots, les informations relatives à l'adresse sont renseignées avec l'adresse principale du correspondant. Si la date de fin de l'adresse principale du correspondant est dépassée, le système continue à la sélectionner pour la communication pro forma. Les agences peuvent choisir d'exécuter leurs communications pro forma afin d'obtenir des informations sur l'adresse du correspondant d'une manière différente, si nécessaire.
Lorsqu'une communication pro forma est créée, le modèle est fusionné avec les données et le statut de la communication est défini sur "Envoyé". Des informations sur la version du modèle utilisé pour créer la communication sont enregistrées. Elles permettront de réimprimer la même communication plus tard. Par exemple, si un courrier d'accusé de réception d'enregistrement se perd, l'assistante sociale peut extraire le courrier initial et le renvoyer.
Les communications pro forma peuvent aussi être intégrées à un système de gestion de contenus en configurant les propriétés de l'application. Si une organisation choisit d'intégrer des communications pro forma à un système de gestion de contenus, la communication générée est enregistrée dans ce système. La communication est ensuite extraite du système de gestion de contenus au moment de la réimpression de la communication ou si un utilisateur choisit d'afficher un aperçu de la communication. Pour plus d'informations sur l'intégration avec un système de gestion de contenus, voir le Guide Cúram Content Management Interoperability Services Integration.
Les communications pro forma peuvent aussi être créées manuellement par un utilisateur. Pendant le processus de création manuelle, l'utilisateur accède aux modèles disponibles pour le participant ou le dossier en cours. Des informations complémentaires sur le filtrage des modèles sont disponibles dans le chapitre suivant.
Les communications pro forma sont toujours transmises sur papier, puisqu'elles sont imprimées puis envoyées. Les communications pro forma ne sont pas transmises aux correspondants qui ont configuré une exception de communication pour ne plus recevoir de courrier à leur adresse.