Les communications enregistrées servent à capturer des informations sur les communications adressées à l'extérieur du système. Généralement, il s'agit des communications reçues par l'organisation. Par exemple, lorsqu'un client retourne un formulaire rempli, l'utilisateur peut le numériser et le joindre à la communication sous forme de fichier électronique.
Il arrive cependant que l'organisation émette des communications sans utiliser l'application pour les créer. Une assistante sociale peut, par exemple, téléphoner à un client et procéder au suivi de cette conversation téléphonique en rédigeant des notes. L'application permet d'insérer des informations sur cet appel téléphonique, comme la date et l'heure de l'appel et les sujets abordés.
Toutes les communications enregistrées ont un objet et une direction. La direction indique si la communication est sortante ou entrante. En outre, elles utilisent toutes une méthode de communication : transfert de données, courrier électronique, copie papier et téléphone. Selon la méthode, certaines informations sont renseignées ou non. Par exemple, les informations sur l'emplacement physique d'un fax ou d'une copie papier peuvent être enregistrées afin de pouvoir extraire aisément la communication originale puisse être extraite.
Les documents associés aux communications enregistrées comme pièces jointes peuvent également être intégrés au système de gestion de contenu en configurant les propriétés de gestion de l'application. Si une organisation choisit d'intégrer des pièces jointes à un système de gestion de contenu, le document sera stocké puis récupéré depuis le système de gestion de contenu. Des informations sur la communication enregistrée peuvent également être stockées dans le système de gestion de contenu avec le document. Par exemple, le numéro de référence du dossier dans lequel la communication enregistrée a été créée, la date à laquelle elle a été envoyée ainsi que les informations sur le correspondant de la communication peuvent être stockés avec le document.
Pour plus d'informations sur l'intégration à un système de gestion de contenu, voir Cúram System Configuration Guide et Cúram Content Management Interoperability Services Integration Guide.