Toutes les communications sont associées à un participant ou à un dossier. L'emplacement à partir duquel une communication est créée détermine si elle est associée à un participant ou à un dossier. Les communications créées au sein d'un dossier sont automatiquement associées avec lui. Ceci inclut les communications créées à partir de la liste des communications d'un participant du dossier, de la liste des communications d'un membre du dossier ou encore de la liste de communications du dossier lui-même. Les communications créées à partir de la liste des communications d'un participant sont associées avec lui.
Les communications de dossier et de participant se différencient principalement par les listes de communications sur lesquelles elles apparaissent.
Lorsqu'une communication de participant est créée, elle n'apparaît que dans la liste des communications de ce participant, même si le participant concerné par la communication n'est pas le correspondant. Ainsi, si un courrier électronique est envoyé à l'employeur d'une personne, la communication par courrier électronique n'apparaît que dans la liste de communications de la personne et pas dans celle de l'employeur.
Lorsqu'une communication de dossier est créée, elle apparaît dans la liste de communications du dossier et dans les deux listes de communications du correspondant (liste des communications du participant au dossier et liste de communications du participant en dehors du dossier). Ceci facilite la recherche de communications de dossier en dehors du dossier. Prenons le cas d'une personne qui reçoit une communication de dossier et téléphone à l'organisation à ce sujet. Normalement, cette personne ne dispose pas d'autres informations sur le dossier. Dans ce cas, l'utilisateur peut rechercher la personne et examiner sa liste de communications. L'utilisateur peut alors localiser la communication de dossier concernée étant donné qu'il est le correspondant. Ceci serait impossible si les communications de dossier n'étaient affichées que dans le dossier.