Les modèles Microsoft Word permettent de créer des communications dans lesquelles la plupart des informations sont normalisées. Elles peuvent contenir un texte commun à tous les documents créés à partir du modèle, ainsi que des variables qui sont renseignées par des données.
Pendant la création d'une communication Microsoft Word, des données sont extraites pour renseigner les variables du modèle, par exemple le nom et l'adresse du correspondant. Contrairement aux communications pro forma, tout le texte normalisé y compris les données, peut être modifié par l'utilisateur tant que la communication est encore au stade de brouillon. Une fois la communication Word marquée comme envoyée, il n'est plus possible de la modifier.