La réimpression d'une communication pro forma redémarre le processus de génération pro forma décrit ci-dessus. Lors de la réimpression d'une communication, le système utilise les versions du modèle pour faire en sorte qu'une communication parfaitement identique soit créée à chaque impression.
Lorsqu'une communication est imprimée pour la première fois, le numéro de version du modèle lui est affecté. A chaque fois que la communication est réimprimée, le même numéro de version du modèle est utilisé. Une communication pro forma peut par exemple être créée à partir de la version de modèle la plus récente pour le courrier d'accusé de réception. Ce même courrier d'accusé de réception peut être réimprimé à tout moment, quelles que soient les modifications apportées à la version du modèle.
Les versions des modèles sont contrôlées séparément des communications pro forma. Lorsqu'un modèle XSL est ajouté au système, il est enregistré en tant que première version du modèle. Une nouvelle version est créée à chaque fois qu'un développeur appelle le modèle XLS, le modifie et l'enregistre de nouveau. Par conséquent, si une communication pro forma est créée à partir d'un modèle et que ce modèle est modifié par la suite, le numéro de version permet d'être certain d'utiliser la bonne version du modèle est utilisée, et pas la version la plus récente.
Si une organisation choisit d'intégrer des communications pro forma à un système de gestion de contenus, le document PDF généré est enregistré dans ce système, puis extrait lorsqu'il doit être imprimé ou consulté.