Les modèles XSL servent à générer automatiquement des communications en grand nombre, souvent via un traitement par lots. Un modèle XSL contient un texte standard qui apparaît sur toutes les communications générées à partir du modèle. Il inclut également des variables qui font référence à des données déjà créées telles que le nom et l'adresse du correspondant, un numéro de dossier et un numéro d'identification (SSN ou NINO). Ces données sont conservées à l'extérieur du modèle. Lors de la génération d'une communication pro forma, les variables du modèle sont remplacées par les données conservées dans le serveur de l'application.
Un développeur de feuille de style XSL est chargé de créer et gérer ces modèles, car les utilisateurs n'ont généralement pas les connaissances requises pour développer des feuilles de style XSL. Pour la même raison, l'utilisateur ne peut pas modifier une communication pro forma créée à partir d'un modèle XSL.
Le système est capable de produire des communications pro forma sans intervention de l'utilisateur, ce qui leur fait gagner du temps.