Un paiement manuel est un paiement à un titulaire de dossier qui est émis en dehors du système, c'est-à-dire lorsque le système est hors ligne. Si, pour une raison quelconque, le système est indisponible et qu'un paiement est émis pour une personne, alors les informations concernant ce paiement manuel peuvent être saisies dans le système.
Dans un environnement financier intégré, la saisie du paiement manuel appelle des traitements qui recréent tous les éléments d'un paiement, jusqu'aux lignes d'instruction. Une fois que les lignes d'instruction ont été créées, elles sont transférées au système financier de planification des ressources de l'entreprise en vue d'un traitement complémentaire.
Comme ces lignes d'instruction représentent un paiement manuel qui a déjà été remis à un client, il est important que ces lignes d'instruction soient marquées de telle manière que le système financier de planification des ressources de l'entreprise sache qu'elles ne doivent pas être traitées comme un paiement normal. A cet effet, chaque ligne d'instruction de paiement manuel est marquée comme suspendue et comporte un numéro de référence de paiement manuel. Ce numéro de référence renverra au numéro de chèque ou de récépissé au moyen duquel le paiement manuel a été effectué et pourra être utilisé par le système financier de planification des ressources de l'entreprise pour effacer cette ligne d'instruction.